Cidadania

Como ter reuniões mais colaborativas

“Eu não acho que esta reunião vai durar tanto tempo” diz seu parceiro. Se você já ouviu essa frase, pode ter certeza de que duas coisas são verdadeiras:

  1. A reunião levará todo o tempo previsto.
  2. A reunião não vai conseguir nada.

Esta é uma experiência comum. Na verdade, segundo pesquisa da minha equipe, mais de um terço de nós gasta mais de 20 horas em reuniões terríveis todas as semanas. Isso é um problema. O pior é que muitos de nós não sei como uma melhorar nossas reuniões.

Em vez de compartilhar informações, torne suas reuniões colaborativas

O problema com as reuniões não é apenas o grande número delas, mas também o tipo de reunião a que normalmente participamos. Quando não previstas para um fim premeditado, as reuniões tornam-se nada mais do que um fórum para compartilhar informações que poderiam ter sido comunicadas de forma mais eficaz, maneira assíncrona.

Isso não quer dizer que toda a esperança está perdida quando se trata de reuniões. As reuniões podem se tornar transformadoras quando passam do gênero de compartilhamento de informações e gerenciamento de slides para o gênero intencional e colaborativo.

Reuniões colaborativas…

  1. Ajude a criar uma mentalidade de equipe. Quando você pede para as pessoas colaborarem, as pessoas sentem que estão contribuindo para algo maior do que elas mesmas, o que melhora a satisfação no trabalho e a retenção de pessoal.
  2. Construir segurança psicológica. Com a colaboração, os membros da equipe se sentem à vontade para conversar e fornecer feedback.
  3. Resulte em um resultado melhor. Quando diversos pontos de vista são compartilhados livremente, as soluções mais inspiradas sobem ao topo. Na realidade, um estudo da McKinsey descobriu que a diversidade de pensamento leva a um aumento de 35% na criatividade.
  4. Economizar tempo. Ser mais intencional torna o engajamento mais eficiente.

4 maneiras de tornar suas reuniões mais colaborativas

Passo meus dias trabalhando com clientes para melhorar a forma como suas equipes colaboram. Aqui estão alguns pontos de partida que compartilho com eles para levar suas reuniões de equipe para o próximo nível.

Gaste tempo em sua agenda de reuniões. Seja intencional com seu tempo e sua agenda de reuniões. Liste os itens da agenda como perguntas, não tópicos genéricos, e incentive os participantes a virem preparados. Isso dá aos introvertidos a chance de processar informações fora da pressão de um ambiente social ruidoso. Recrute aliados (como supervisores extrovertidos) para liderar pelo exemplo e responsabilize-os por abrir espaço para que seus colegas remotos e introvertidos contribuam.

Faça as pessoas falarem com um quebra-gelo *proposital*. Assim como você não faria uma corrida sem se aquecer primeiro, não comece a forçar uma equipe a trabalhar profundamente sem primeiro alongar seus músculos colaborativos. Um quebra-gelo determinado pode matar qualquer tensão na sala antes de mergulhar no trabalho e estabelecer o restante da discussão. Dito isso, é importante escolher um quebra-gelo que sirva a um propósito apropriado ao propósito da reunião. Por exemplo:

  • Quem foi seu primeiro mentor e quais qualidades o tornaram bom (ou ruim)? O objetivo: Reforçar a ideia de que depender uns dos outros faz parte do crescimento, adequado para projetos ou equipes com muitas dependências.
  • Qual é o seu nome de super-herói? O objetivo: Praticar o agrupamento de muitas informações em uma única palavra ou frase evocativa.
  • Qual será o título de sua autobiografia? O propósito: preparar para as atividades da equipe, como desenvolver uma declaração de visão.

Libere suas reuniões com estruturas libertadoras. Liberating Structures fornece estruturas alternativas para facilitar reuniões e conversas, com curadoria de Henri Lipmanowicz e Keith McCandless. Uma das minhas estruturas favoritas para usar na transição do quebra-gelo para o brainstorming é chamada 1-2-4-Everyone. A sequência é: reflita sobre algo (uma pergunta, um problema, uma ideia) por um minuto individualmente em silêncio, depois discuta em duplas por dois minutos, depois em quatro por quatro minutos e depois reúnam-se em grupo e cereja. -Selecione alguns destaques de quatro para compartilhar com todo o grupo.

Nunca se esqueça do espaço em que você está. Se estiver facilitando uma reunião presencial, estarei na sala mais cedo para avaliar a configuração dos assentos. Se as mesas estiverem se movendo, sempre opto por uma formação em ferradura para que os membros da equipe possam se olhar enquanto colaboram. Mas e em um ambiente híbrido ou virtual? Experimente uma ferramenta como olá que você pode criar um espaço de trabalho personalizado onde os membros da equipe distribuídos podem se reunir e colaborar.

deixe seu encontro acontecer

Agora abra sua agenda e identifique uma reunião que poderia ser mais colaborativa; Aposto que vários irão ocorrer com você. Experimente uma dessas técnicas e veja a mágica de uma reunião mais colaborativa se desenrolar.

marca cruth é o especialista em trabalho moderno residente da Atlassian. Focado na prática ao invés da teoria, Mark passa seus dias treinando equipes em novas formas de trabalhar.

Source link

Artigos relacionados

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.

Botão Voltar ao topo