O escritor annie dillard diz: “Como passamos nossos dias é, claro, como passamos nossas vidas.”
No entanto, deixamos nossas semanas acontecerem conosco em vez de projetar nosso tempo proativamente. Não bloqueamos nossos calendários para fazer um trabalho focado e invertido. Participamos de reuniões sem agendas ou propósitos claros. Trabalhamos sem planejamento. Deixamos a enxurrada constante de notificações nos distrair. Nós nos convencemos de que nosso trabalho ocupado é nosso trabalho mais importante, mesmo quando sabemos melhor.
O componente fundamental de uma semana de trabalho é como cada indivíduo gasta seu tempo. Mas, surpreendentemente, pouca atenção é dada à forma como projetamos nossas horas e semanas de trabalho. Por exemplo, quando você faz o seu melhor trabalho? Quantas reuniões você deve agendar em seu calendário? Você permite notificações e responde imediatamente ou desativa as notificações para que funcionem sem interrupção?
Aqui estão quatro passos para projetar sua semana.
Faça uma auto-auditoria para entender seu tempo
Coloque tudo o que você faz em sua agenda por duas semanas, desde reuniões e blocos de e-mail até projetos especiais e preparação para as próximas reuniões; em seguida, execute uma auditoria de tempo refletindo sobre os dados.
- O que você percebe sobre como você gasta seu tempo?
- Que porcentagem do seu tempo você gasta em cada projeto? Para reuniões?
- Em quais dias da semana você está mais focado?
- Em que hora do dia você tem mais energia?
Use os insights de sua auditoria para executar as seguintes etapas:
- Identifique pequenas mudanças: Fazer pequenas melhorias pode resultar em grandes diferenças. Quais são as etapas mais simples e fáceis que você pode seguir para projetar proativamente sua semana de trabalho? Para mim, estava bloqueando meu calendário para fazer algum tempo de trabalho profundo com a cabeça baixa 3 ou 4 vezes por semana e desligar as notificações.
- Identifique mudanças significativas: Fazer grandes mudanças estruturais na sua semana também pode criar mais tempo para trabalhos mais importantes. Quando completei minha auto-auditoria, percebi que havia reuniões semanais permanentes que poderiam ser canceladas ou que eu não precisava comparecer.
Reduza o custo das distrações para criar tempo
empresa de software australiana Atlasiano feito pesquisar em distrações, e os resultados são surpreendentes:
- 36: O número de vezes que verificamos e-mails por hora
- 16 minutos: Tempo que leva para reorientar após um e-mail recebido
- 10: Quantos pontos de QI você perde enviando e-mails constantemente (o mesmo que perder uma noite inteira de sono)
- 56: O número de vezes que somos interrompidos por dia
- 3 minutos: Último trabalho antes de alternar entre tarefas
- 2 horas: Passado se recuperando de distrações todos os dias
Aqui estão alguns passos para reduzir o tempo perdido por distrações:
- Correio eletrônico: Desative as notificações por e-mail e reserve de 2 a 3 blocos de tempo para verificar e responder aos e-mails ao longo do dia. Em seguida, ignore o e-mail pelo resto do dia, sabendo que você reservou tempo para chegar até ele.
- Notificações: Desative todas as notificações (e-mail, notificações da equipe interna) para determinadas “zonas de trabalho profundo” programadas durante a semana. Bloqueei duas zonas de trabalho profundo a cada semana, onde eu poderia trabalhar sem interrupção.
- Crie blocos de calendário com base em metas: Costumo criar blocos de calendário de 30 ou 60 minutos onde me desafio a completar uma tarefa específica ou alcançar um objetivo específico. Como ele técnica pomodorousar restrições de tempo para atingir uma meta predeterminada pode aumentar seu foco e permitir que você desligue as distrações.
Finalmente, considere o que você ganha quando reduz as distrações (tempo com seus filhos, capacidade de ir à academia depois do trabalho, fins de semana fora do trabalho, etc.).
Crie limites para maximizar seu tempo
Os limites são um passo crucial na redução de distrações, esgotamento e estresse no trabalho. Com 79% dos funcionários comunicando Estresse relacionado ao trabalho em 2021, devemos assumir a responsabilidade pessoal e recuperar nosso tempo..
Limites podem ser difíceis de criar, mas considere usar os resultados de sua auto-auditoria para ajudá-lo a determinar quais limites serão mais valiosos. Por exemplo, você está protegendo seu tempo? Limitando novas tarefas adicionais? Bloqueando certas horas do dia para trabalhos importantes enquanto você está no seu melhor? Evitar eventos da empresa que não são obrigatórios?
Ao comunicar seus limites aos outros, concentre-se no benefício que eles criam para a tarefa em questão.
Quando sua disponibilidade é limitada:
“Priorizo o tempo com minha família no dia X ou depois da hora Y, mas estou totalmente disponível [list commonly available times]. Como podemos aproveitar essa disponibilidade para cumprir nosso prazo?”
Quando o projeto não está alinhado com suas prioridades:
“Estou trabalhando em vários projetos no momento e quero ter certeza de que sou eficaz. Como nossas metas trimestrais são [insert goals/metrics/objectives], parece que o projeto Y e o projeto Z são menos essenciais e oportunos que o projeto x. Isso está correto? Como você se propõe a priorizar melhor?
Teste, otimize e repita para manter seu tempo
Comece com o design de um único dia de trabalho. Como você poderia estruturar proativamente um dia de trabalho com alta probabilidade de ser focado, produtivo e saudável? Faça de 2 a 3 pequenas alterações nas notificações, horário de trabalho ocupado, e-mails e definição de limites. Então, no final do dia, reveja o que você aprendeu. O que funcionou? Que não? Em seguida, tente novamente para outro dia. Duplique as práticas 1-2 que você já implementou e selecione mais 1-2 para tentar.
Se você achar mais difícil fazer alterações diariamente, considere analisar uma semana inteira e se concentrar na identificação de 2 a 3 pequenas alterações que você pode fazer semanalmente. Então, no final da semana, reflita sobre o que funcionou e o que não funcionou e tente novamente na semana seguinte.
Muitas vezes pode parecer que nosso calendário é predeterminado para nós; precisamos apenas responder e aproveitar ao máximo, nos esforçando para encaixar tudo. Mas temos mais poder do que às vezes pensamos. Uma das melhores maneiras de encontrar mais tempo em nossa agenda é reconhecer a agência dentro de nós e começar dando alguns pequenos passos.
