“Eu não acho que esta reunião vai durar tanto tempo” diz seu parceiro. Se você já ouviu essa frase, pode ter certeza de que duas coisas são verdadeiras:
- A reunião levará todo o tempo previsto.
- A reunião não vai conseguir nada.
Esta é uma experiência comum. Na verdade, segundo pesquisa da minha equipe, mais de um terço de nós gasta mais de 20 horas em reuniões terríveis todas as semanas. Isso é um problema. O pior é que muitos de nós não sei como uma melhorar nossas reuniões.
Em vez de compartilhar informações, torne suas reuniões colaborativas
O problema com as reuniões não é apenas o grande número delas, mas também o tipo de reunião a que normalmente participamos. Quando não previstas para um fim premeditado, as reuniões tornam-se nada mais do que um fórum para compartilhar informações que poderiam ter sido comunicadas de forma mais eficaz, maneira assíncrona.
Isso não quer dizer que toda a esperança está perdida quando se trata de reuniões. As reuniões podem se tornar transformadoras quando passam do gênero de compartilhamento de informações e gerenciamento de slides para o gênero intencional e colaborativo.
Reuniões colaborativas…
- Ajude a criar uma mentalidade de equipe. Quando você pede para as pessoas colaborarem, as pessoas sentem que estão contribuindo para algo maior do que elas mesmas, o que melhora a satisfação no trabalho e a retenção de pessoal.
- Construir segurança psicológica. Com a colaboração, os membros da equipe se sentem à vontade para conversar e fornecer feedback.
- Resulte em um resultado melhor. Quando diversos pontos de vista são compartilhados livremente, as soluções mais inspiradas sobem ao topo. Na realidade, um estudo da McKinsey descobriu que a diversidade de pensamento leva a um aumento de 35% na criatividade.
- Economizar tempo. Ser mais intencional torna o engajamento mais eficiente.
4 maneiras de tornar suas reuniões mais colaborativas
Passo meus dias trabalhando com clientes para melhorar a forma como suas equipes colaboram. Aqui estão alguns pontos de partida que compartilho com eles para levar suas reuniões de equipe para o próximo nível.
Gaste tempo em sua agenda de reuniões. Seja intencional com seu tempo e sua agenda de reuniões. Liste os itens da agenda como perguntas, não tópicos genéricos, e incentive os participantes a virem preparados. Isso dá aos introvertidos a chance de processar informações fora da pressão de um ambiente social ruidoso. Recrute aliados (como supervisores extrovertidos) para liderar pelo exemplo e responsabilize-os por abrir espaço para que seus colegas remotos e introvertidos contribuam.
Faça as pessoas falarem com um quebra-gelo *proposital*. Assim como você não faria uma corrida sem se aquecer primeiro, não comece a forçar uma equipe a trabalhar profundamente sem primeiro alongar seus músculos colaborativos. Um quebra-gelo determinado pode matar qualquer tensão na sala antes de mergulhar no trabalho e estabelecer o restante da discussão. Dito isso, é importante escolher um quebra-gelo que sirva a um propósito apropriado ao propósito da reunião. Por exemplo:
- Quem foi seu primeiro mentor e quais qualidades o tornaram bom (ou ruim)? O objetivo: Reforçar a ideia de que depender uns dos outros faz parte do crescimento, adequado para projetos ou equipes com muitas dependências.
- Qual é o seu nome de super-herói? O objetivo: Praticar o agrupamento de muitas informações em uma única palavra ou frase evocativa.
- Qual será o título de sua autobiografia? O propósito: preparar para as atividades da equipe, como desenvolver uma declaração de visão.
Libere suas reuniões com estruturas libertadoras. Liberating Structures fornece estruturas alternativas para facilitar reuniões e conversas, com curadoria de Henri Lipmanowicz e Keith McCandless. Uma das minhas estruturas favoritas para usar na transição do quebra-gelo para o brainstorming é chamada 1-2-4-Everyone. A sequência é: reflita sobre algo (uma pergunta, um problema, uma ideia) por um minuto individualmente em silêncio, depois discuta em duplas por dois minutos, depois em quatro por quatro minutos e depois reúnam-se em grupo e cereja. -Selecione alguns destaques de quatro para compartilhar com todo o grupo.
Nunca se esqueça do espaço em que você está. Se estiver facilitando uma reunião presencial, estarei na sala mais cedo para avaliar a configuração dos assentos. Se as mesas estiverem se movendo, sempre opto por uma formação em ferradura para que os membros da equipe possam se olhar enquanto colaboram. Mas e em um ambiente híbrido ou virtual? Experimente uma ferramenta como olá que você pode criar um espaço de trabalho personalizado onde os membros da equipe distribuídos podem se reunir e colaborar.
deixe seu encontro acontecer
Agora abra sua agenda e identifique uma reunião que poderia ser mais colaborativa; Aposto que vários irão ocorrer com você. Experimente uma dessas técnicas e veja a mágica de uma reunião mais colaborativa se desenrolar.
marca cruth é o especialista em trabalho moderno residente da Atlassian. Focado na prática ao invés da teoria, Mark passa seus dias treinando equipes em novas formas de trabalhar.
