9 dicas táticas para equipes remotas: manuais do usuário, dogfooding, regras do Slack e muito mais

Ken Babcock é o CEO e cofundador da Tango. Antes de embarcar em uma missão para ajudar as pessoas a serem melhores no trabalho, ele passou mais de 4 anos na Uber andando na montanha-russa de uma empresa geracional. Depois de começar no empreendedorismo na Atomic VC, ele foi para a Harvard Business School, onde conheceu seus cofundadores.

Embora o trabalho remoto seja agora um elemento básico do local de trabalho moderno, reunir-se pessoalmente no trabalho tem seus benefícios. O tempo passado juntos cria confiança, e cada conversa informal ou sessão de brainstorming improvisada compartilhada no escritório naturalmente constrói relacionamentos mais fortes. Esses são os momentos que permitem que a cultura da empresa cresça e se desenvolva organicamente. Mas para equipes remotas, essas oportunidades precisam ser cuidadosamente planejadas e encenadas para que elas aconteçam.

Como CEO do Tango, o aplicativo de desktop e navegador que gera automaticamente guias de instruções, lidero uma equipe totalmente remota de 30 pessoas em 15 estados, com dois funcionários no exterior. Como resultado, tivemos que ser criativos com a forma como construímos relacionamentos e confiança entre fusos horários. Estamos entusiasmados em compartilhar o que aprendemos e como abordamos a operação de um negócio totalmente remoto em O Manual Remoto do Tango. Aqui estão nove das nossas estratégias favoritas para construir conexão, comunicação e cultura.

Crie uma conexão rapidamente

As primeiras semanas da experiência de integração de um novo contratado são críticas para fornecer contexto, construir relacionamentos e definir expectativas. Por primeiras empresas remotas, é ainda mais desafiador criar um processo de integração que faça tudo isso (e faça bem). Mas é crucial que eles façam isso tão bem que a integração possa impulsionar os funcionários. retenção em 82%.

Quando contratamos novos membros da equipe, nossa prioridade é que eles se sintam conectados às pessoas da equipe, ao nosso produto e às ferramentas e recursos de que precisam para fazer o melhor trabalho possível. Aqui estão três práticas que implementamos para criar uma conexão rapidamente:

Manuais do usuário para todos os equipamentos. Cada novo funcionário completa e compartilha suas manual de usuário para ajudar os colegas de equipe a entender como trabalhar melhor com eles. Perguntas como “Como você gostaria de receber feedback?” e “O que é comumente mal compreendido sobre você?” Permita que as pessoas compartilhem informações adicionais sobre si mesmas e trabalhem de forma mais colaborativa.

Alimentação do cão. Somos grandes crentes em comer nossa própria comida de cachorro—ou usando nosso próprio produto— para que possamos continuar melhorando para nossos usuários. Cada novo funcionário começa compartilhando 10 comentários sobre o produto atual. Isso não apenas dá à nossa equipe uma nova perspectiva, mas também ajuda os novos membros da equipe a se familiarizarem com nossa plataforma, colocando-se no lugar de nossos clientes desde o início.

Conhecimento compartilhado. Manter as equipes remotas conectadas também significa garantir que o conhecimento interno seja fácil de criar, compartilhar e descobrir. Para nossa equipe, Noção, uma plataforma de software de gerenciamento de projetos e anotações, também funciona como nosso escritório digital e biblioteca de conhecimento para todas as coisas do Tango. É onde abrigamos nossos recursos internos, tomamos notas de reuniões, acompanhamos tarefas e fazemos brainstorming. Se algum membro da equipe precisar de uma resposta, ele a encontrará no Notion, geralmente acompanhado de um fluxo de trabalho do tango para contexto extra!

A comunicação traz clareza e capacidade.

Como não podemos parar nas mesas uns dos outros ou fazer um “almoço de trabalho” juntos, trabalhar remotamente requer um nível mais alto de intencionalidade, consistência e disciplina em torno da comunicação. Como somos todos remotos, também nos concentramos em estabelecer limites claros. Aqui estão três maneiras pelas quais usamos a comunicação para construir clareza e capacidade.

padrões soltos. Nós confie nas regras eu gosto:

• “Assuma baixo contexto” para ajudar outras pessoas que não são tão competentes no assunto.
• Incentivamos nossos funcionários a ter suas mensagens “padrão para público” para garantir comunicação abrangente e visível para quem precisar.
• “Thread, Don’t Spread” incentiva os funcionários a discutir em um tópico para incluir as pessoas certas e manter os canais organizados.
• “Faça uma pausa” incentiva pausas e alivia a pressão para responder mais rápido ou manter a luz verde acesa por mais tempo.

Comece, pare, continue. Este exercício retrospectivo popular foi crucial para nossa equipe de engenharia, produto e design. Fazer perguntas que facilitem a conversa e a reflexão estabelecem uma estrutura para a comunicação:

• O que podemos começar a fazer para melhorar nosso processo no futuro?
• O que devemos parar de fazer que realmente nos limitou durante este último sprint?
• O que devemos continuar fazendo porque funcionou bem?

Esse ponto de verificação coletivo garante que saiamos de um sprint de desenvolvimento ainda mais fortes para o próximo.

Dias sem reunião. Por mais útil que a comunicação frequente e intencional possa ser, ela também leva à fadiga do Zoom e à redução do tempo de concentração. Escolher um dia da semana em que as reuniões estão fora dos limites dá aos membros da equipe um dia dedicado para o trabalho focado. Por exemplo, escolhemos as quintas-feiras para que os membros da equipe possam alcançar seus objetivos antes do final da semana.

Construção de cultura intencional

A cultura da empresa pode facilmente se perder no mix de equipes remotas, levando à falta de pertencimento ou pior, a uma cultura que não está alinhada com os valores da empresa. Portanto, as empresas devem ser proativas em relação à cultura que desejam criar. Para o Tango, trabalhamos duro para construir uma cultura de suporte contínuo, feedback e diversão.

Todas as reuniões de mãos. Esta reunião semanal com toda a equipe é a melhor maneira de todos se alinharem aos objetivos da empresa, feedback dos clientes e quaisquer problemas que precisamos resolver. Como a diversão é um aspecto fundamental da cultura do tango, iniciamos todas as reuniões com as salas de reuniões Zoom e algumas de nossas sessões de team building. perguntas de quebra-gelo.

Reflexões do fim de semana. Toda sexta-feira, a equipe recebe uma mensagem automatizada do Slack lembrando-os de compartilhar seus pensamentos sobre a semana. Com uma pesquisa TypeForm, os membros da equipe podem reconhecer e celebrar uns aos outros, compartilhar um pouco do amor do cliente e fornecer informações sobre algo acontecendo em suas vidas que eles desejam compartilhar.

Fora do site de toda a equipe. Podemos ser remotos no início, mas sabemos que há um grande valor no tempo presencial. Então, nosso objetivo é reunir toda a equipe três vezes por ano. para um site foraonde nos concentramos mais em construir confiança e relacionamentos em vez de apenas trabalhar juntos pessoalmente.

Aceite o trabalho em andamento

À medida que nossa equipe distribuída cresce, tudo será um trabalho constante em andamento, desde nossos processos diários até a cultura mais ampla da empresa. E embora não compartilhemos um espaço de escritório, cada um de nós compartilha o poder e a responsabilidade de moldar a experiência do Tango. É claro que isso requer um nível adicional de intencionalidade, disciplina e planejamento cuidadoso, mas vale a pena construir uma equipe totalmente remota e totalmente engajada.