McKenna Swazey é o autor de Como fazer amigos e gerenciar remotamente. Como a executiva global consumada, ela teve que aprimorar suas habilidades pessoais via Skype, Google Hangouts, Slack, boas e antigas linhas telefônicas e agora Zoom. Atualmente, ela é vice-presidente de marketing de uma startup em estágio inicial.
A preparação para grandes reuniões virtuais exige muito trabalho, garantindo que você tenha uma agenda eficaz, os participantes, ferramentas e funções certos. Mas isso é apenas o começo. Organizações eficazes também priorizam o que acontece após as reuniões para garantir que o tempo que vocês passam juntos seja produtivo e leve a melhores resultados. Aqui estão quatro ações que você pode tomar após a reunião para melhorar o trabalho híbrido.
tire melhores notas
Há quatro benefícios para notas da reunião:
- Atualizar pessoas que não puderam comparecer
- Para referenciar responsabilidades, realizações e comentários.
- Salve os itens de ação.
- Para acompanhar o comparecimento. Esse registro público de presença pode identificar tendências na participação e incentivar a prestação de contas.
Crie um ritmo para distribuir notas e itens de ação.
Nem todos podem participar de todas as reuniões, principalmente em trabalhos assíncronos ou híbridos, por isso ajuda ter um ritmo para distribuir notas e pedir aos destinatários que revisem e respondam a elas.
Esteja ciente de onde você armazena essas notas. Está claro quem os escreveu e quem tem acesso? Eles explicam claramente o que precisa acontecer em seguida e por quem?
Para aumentar o engajamento, considere o público, o canal e os itens de ação e otimize o formato de suas notas de acordo. Um documento de notas compartilhadas pode ser um lugar melhor para notas mais detalhadas, enquanto a seção “Visão geral” de uma reunião recorrente pode ser um lugar melhor para brevidade.
Decida o que precisa mudar
Os participantes fizeram você pensar de forma diferente sobre quem deveria ou não ser convidado?
Faltou alguém importante? Como você pode garantir que eles compareçam? Eles devem designar outro membro da equipe para participar?
O grupo estava inclinado a se desviar do caminho? Você pode precisar de um líder de reunião diferente para manter as coisas avançando.
Você tinha as ferramentas para efetivamente fazer um brainstorming ou coletar informações? O que mais é necessário?
Sua situação híbrida/virtual/presencial funcionou bem? O trabalho híbrido oferece a oportunidade de selecionar estrategicamente quais reuniões funcionam melhor virtualmente e quais devem ser presenciais.
você precisava eu realmente preciso de vídeo? Às vezes, as chamadas funcionam melhor apenas com voz e, às vezes, você precisa ver os rostos das pessoas, mas as equipes não devem usar o vídeo como padrão apenas porque parece mais íntimo.
Ajude os outros a dominar a reunião
Pedir feedback e ser transparente sobre seus objetivos é outra maneira de criar uma ótima cultura de reunião. perguntando como melhorar cada reunião pode fazer com que os membros da equipe se sintam mais inspirados, energizados, eficazes e conectados. Recomendo que esta revisão seja feita trimestralmente.
Você pode ajustar a frequência, a duração e o tempo com base em seus comentários. Seja transparente sobre a abordagem que você adotou para tomar a decisão e os benefícios do ajuste. Você pode demonstrar empatia fornecendo um senso de propriedade sobre um processo que os afetará diretamente.
Embora a tecnologia para trabalho remoto e híbrido possa evoluir, os princípios para reuniões eficazes não mudam. As reuniões nos permitem ouvir os pensamentos e opiniões de nossos colegas em tempo real, um aspecto essencial da tomada de decisão colaborativa em uma empresa. Podemos precisar ser mais sistêmicos em nossos processos quando nos reunimos virtualmente, mas o resultado deve ser o mesmo. quadros para umA comunicação síncrona em grupo pode nos ajudar a divulgar informações e tomar decisões com mais rapidez, equidade e, idealmente, com melhores resultados, independentemente de nossa localização.
