Por que usar software de monitoramento de funcionários?
Com tantas pessoas mudando para o trabalho remoto, o software de monitoramento de funcionários despertou muito interesse. As ferramentas de monitoramento de funcionários rastreiam o que seus funcionários estão fazendo com seu tempo, fornecendo relatórios sobre sites visitados, documentos enviados e aplicativos usados. Com essas informações, você pode melhorar a produtividade, proteger sua propriedade intelectual e diminuir o risco comercial de atividades mal-intencionadas ou descuidadas de funcionários.
Mesmo o software de monitoramento de funcionários mais básico pode simplificar muito a criação de planilhas de horas, faturamento e folha de pagamento. Um software mais complexo pode impedir que os funcionários visitem sites específicos inteiramente, alertá-lo quando um usuário tenta enviar dados confidenciais por e-mail ou gravar capturas de tela quando os funcionários transferem arquivos para dispositivos USB.
Neste artigo, descrevemos tudo o que você precisa saber sobre o software de monitoramento de funcionários e examinamos as cinco principais ferramentas de monitoramento de funcionários que avaliamos em nossos testes extensivos.
Economize tempo e faça um orçamento agora.
O que você precisa saber
O que o software de monitoramento de funcionários pode rastrear?
Com o software certo, os empregadores podem monitorar quase 100% das atividades de seus funcionários quando eles estão no trabalho. Isso inclui aplicativos acessados, sites, e-mails, trabalhos de impressão e arquivos. Você pode fazer capturas de tela das telas dos computadores dos funcionários e gravar vídeos automaticamente. Outro software pode monitorar todo o uso do telefone e rastrear a localização dos funcionários usando GPS.
Como funciona o software de monitoramento de funcionários?
As ferramentas mais básicas de monitoramento de funcionários simplesmente pedem aos funcionários que disquem manualmente ao iniciar seus turnos. O software de monitoramento de funcionários mais avançado requer a instalação de um agente de monitoramento nos dispositivos de trabalho de todos os funcionários. Este agente envia dados sobre as atividades do funcionário para um servidor central. Os dados são então usados para criar relatórios, enviar alertas e realizar ações automaticamente com base no comportamento do usuário.
Quais são os benefícios do rastreamento de funcionários para uma empresa?
Quando uma equipe perde prazos consistentemente, geralmente é difícil identificar o problema. As ferramentas de monitoramento de funcionários podem ajudá-lo a diagnosticar e corrigir gargalos de produtividade. Aumente a produtividade porque menos horas são perdidas. Os funcionários se tornam mais disciplinados e motivados para se concentrar na tarefa. Seu trabalho árduo é evidente, tornando mais fácil reconhecer os membros da equipe com melhor desempenho. Também é mais fácil planejar projetos, pois você tem dados sólidos sobre os recursos humanos de que precisa e é mais fácil acompanhar o andamento da conclusão das tarefas sem precisar solicitar relatórios diários ou semanais.
Quais são os benefícios do software de monitoramento de funcionários para funcionários?
O rastreamento de funcionários, quando feito corretamente, oferece muitos benefícios aos funcionários. Eles terão mais autonomia e os chefes passarão menos tempo monitorando-os. As ferramentas de controle de tempo indicam claramente quem é o mais produtivo, de modo que os trabalhadores mais empenhados são recompensados e os evasores penalizados. Recursos como planilhas de horas automatizadas e gerenciamento de folha de pagamento reduzem o tempo que os funcionários gastam em tarefas administrativas.
O monitoramento de funcionários é legal?
As leis sobre supervisão de funcionários variam amplamente por país e estado. A União Europeia tem leis de privacidade mais rígidas do que os Estados Unidos, por exemplo. Como regra geral, só é legal monitorar os funcionários durante o horário de trabalho e somente se você tiver seu consentimento prévio.
Escreva um documento de Política de Supervisão de Funcionários que estabeleça claramente o que você supervisionará, certifique-se de que os funcionários sejam informados sobre essas diretrizes e inclua-o em seu contrato de trabalho.
Quanto custa o software de monitoramento de funcionários?
A maioria dos softwares de monitoramento de funcionários tem preços por usuário, por mês, sem custos iniciais. A maioria de nossas seleções oferece descontos para um número maior de licenças de usuário e com pagamento anual ou semestral.
As ferramentas de monitoramento de funcionários podem ser baseadas na nuvem ou instaladas no local. Com o monitoramento de funcionários baseado em nuvem, você não precisa arcar com os custos de execução de um servidor dedicado no local, mas há preocupações maiores com a segurança. As instalações no local têm custos iniciais, mas podem ser mais baratas do que as soluções baseadas na nuvem a longo prazo.
Quanto mais recursos você usar, maior será o preço. O software de monitoramento de funcionários geralmente custa cerca de US $ 5 / usuário / mês para funções básicas de rastreamento e chega a US $ 30 / usuário / mês para planos abrangentes com prevenção contra perda de dados e monitoramento de conformidade.
Faça um orçamento
Como revisamos o software de monitoramento de funcionários
Avaliamos cerca de 20 das soluções de software de monitoramento de funcionários mais populares disponíveis atualmente. Em cada avaliação, testamos cada solução de software em nossa rede de escritórios ao longo de uma semana. Instalamos as versões mais recentes de cada software de monitoramento em computadores Windows e, quando aplicável, em telefones iOS / Android.
Testamos como é fácil instalar cada pacote de software e como é intuitivo administrar. Os critérios de avaliação incluem o quão detalhado o software de monitoramento registra as atividades do usuário e a utilidade de suas ferramentas de relatório.
Avaliamos cada software quanto ao preço, conjunto de recursos e facilidade de uso. Também pesquisamos o suporte ao cliente de cada funcionário e os recursos online do software de monitoramento para determinar como cada empresa oferece suporte aos seus produtos após a venda.
Tabela de comparação
| Programas | Taxa mensal (de) | Tipo de instalação | Teste grátis | Key logger |
|---|---|---|---|---|
| Teramind | $ 12 / usuário (nuvem) $ 6 / endpoint (local) | Nuvem / local | 7 dias (nuvem) 14 dias (local) | sim |
| Meteorologista | $ 7 / usuário | Nuvem | 14 dias | Não |
| VeriClock | $ 10 + $ 5 / usuário | Nuvem | 30 dias | Não |
| Veriato | US $ 7,91 / usuário | Nuvem / local | 15 dias | sim |
| ActivTrak | Grátis (3 usuários) | Nuvem | 14 dias | Não |
Melhores avaliações de software de monitoramento de funcionários
Teramind – Ideal para: Monitoramento abrangente de funcionários
Taxa mensal (de): $ 12 / usuário (nuvem), $ 6 / endpoint (local) | Tipo de instalação: Nuvem / local | Teste grátis: 7 dias (nuvem), 14 dias (local) | Keylogger: sim
Prós:
Monitoramento abrangente de funcionários
Excelente sistema de alerta automatizado
Contras:
Planos caros baseados em nuvem
Curva de aprendizado mais longa do que soluções mais simples
Teramind é uma ferramenta abrangente de monitoramento de atividades com análise do comportamento do usuário. Ele está disponível como uma solução baseada em nuvem ou uma instalação no local, e você gerencia por meio do console de gerenciamento baseado na web.
O Teramind oferece excelentes recursos de monitoramento da atividade do usuário e uma interface intuitiva para entender e reagir ao comportamento do funcionário em tempo real. Digno de nota é o sistema versátil de alerta e automação com centenas de regras pré-estabelecidas nas quais você pode confiar para executar ações automaticamente com base no comportamento do usuário. Teramind é também o único software de monitoramento de funcionários em nossa lista que oferece gravação de vídeo contínua em tempo real.
Leia nosso completo Crítica Teramind.
Time Doctor: ideal para: controle de tempo
Taxa mensal (de): $ 7 / usuário | Tipo de instalação: Cloud | Teste grátis: 14 dias | Keylogger: Não
Prós:
Vasta gama de aplicações
Relatórios úteis disponíveis para funcionários
Contras:
Relatórios simplistas
Sem rastreamento de palavras-chave
O Time Doctor é um aplicativo mais simples do que o Teramind, com um foco particular em planilhas de horas. Crie relatórios diários e semanais que resumem o número de horas gastas em cada tarefa. Esses relatórios estão disponíveis aos funcionários para que eles identifiquem as áreas em que podem melhorar.
Ele não usa um keylogger, mas rastreia os sites visitados e os aplicativos usados. Você pode configurar o aplicativo para tirar automaticamente screenshots dos computadores dos funcionários enquanto eles estão trabalhando, e os funcionários podem definir lembretes de distração para mantê-los no caminho certo.
O Time Doctor é uma ótima opção se seus funcionários usam uma variedade de dispositivos diferentes para fazer seu trabalho, pois tem aplicativos para Windows, macOS, Linux, iOS, Android e Chrome. Também gostamos que ele possa ser integrado a mais de 40 ferramentas de terceiros, incluindo Asana, PayPal, Zendesk e Zoho. No geral, é uma ferramenta poderosa de monitoramento de tempo de equipe com recursos úteis de monitoramento de funcionários.
VeriClock – Ideal para: Simplicidade
Taxa mensal (de): $ 10 + $ 5 / usuário | Tipo de instalação: Cloud | Teste grátis: 30 dias | Keylogger: Não
Prós:
Fácil de usar
Geolocalização e funções de cerca geográfica
Contras:
Interface de usuário nada inspiradora
Relatórios básicos de atividade do usuário
Se a ideia de implementar um sistema de monitoramento dominante em sua força de trabalho lhe dá pesadelos, o VeriClock pode ser a resposta de que você precisa. Monitorar seus funcionários não vai muito além de registrar as entradas e saídas dos funcionários, embora os funcionários possam optar por anexar uma foto para provar que concluíram uma tarefa ou chegaram a um local.
Não há aplicativos de desktop para VeriClock. Em vez disso, os funcionários fazem check-in e check-out por meio do site ou dos aplicativos super simples para Android e iOS. O VeriClock adicionou recentemente recursos de geolocalização e geofencing, para que os funcionários possam fazer login e logout automaticamente quando chegarem às suas instalações. Ele também pode alertá-lo quando seus funcionários deixarem a área designada.
VeriClock é um aplicativo de monitoramento de tempo sólido a um bom preço. É básico e não registra muitas informações sobre o que os funcionários estão fazendo com seu tempo, mas para algumas empresas, essa simplicidade pode ser o segredo.
Leia nosso completo Revisão VeriClock.
4. Veriato: ideal para: análise do comportamento
Taxa mensal (de): US $ 7,91 / usuário | Tipo de instalação: Nuvem / local | Teste grátis: 15 dias | Keylogger: sim
Prós:
A análise de comportamento ajuda a identificar anomalias
Vigilância abrangente de funcionários
Contras:
Interface datada
Nenhum aplicativo iOS
A Veriato vende software de monitoramento de computador desde 1998. Agora vende duas soluções de monitoramento de funcionários: Visão baseada em nuvem e Cerebral no local. Este último é o mais impressionante dos dois, possivelmente com o monitoramento de funcionários mais abrangente em nossa rodada. O Cerebral grava tudo, desde bate-papos por mensagens instantâneas até arquivos transferidos por aplicativos ponto a ponto. Depois de se acostumar com a interface desatualizada do Cerebral, você pode controlar a riqueza de informações sobre as atividades de suas equipes criando alertas automáticos e relatórios personalizados.
Além de monitorar os funcionários, a Veriato AI agrupa os funcionários com base em seu comportamento. Você pode receber um alerta sempre que um funcionário iniciar atividades que normalmente não fazem. Por exemplo, pode ser útil saber quando um funcionário começa a enviar um grande número de arquivos via FTP, quando ainda não tinha feito isso.
Se você está procurando uma ferramenta de monitoramento de funcionários que registre tudo o que seus funcionários fazem e forneça as ferramentas para entender e agir com base nessas informações, existem poucas opções melhores do que o Veriato Cerebral.
Leia nosso completo Crítica de Veriato.
ActivTrak – Ideal para: Pequenas empresas
Taxa mensal (de): Grátis (3 usuários) | Tipo de instalação: Cloud | Teste grátis: 14 dias | Keylogger: Não
Prós:
Instalação Stealth
Plano básico grátis
Contras:
Não registra as teclas digitadas
Certos recursos têm um custo adicional
ActivTrak é uma ferramenta de monitoramento relativamente simples que pode rastrear os aplicativos que os funcionários abrem e os sites que eles visitam. Existem agentes de monitoramento para Windows, Mac e Chromebook, e a instalação é direta. Depois de instalado, não há indicação de que o ActivTrak está sendo executado em um computador. A única maneira de desinstalá-lo é executar a instalação novamente e escolher Remover.
O ActivTrak tem um plano básico gratuito que suporta no máximo três usuários, o que pode ser suficiente para algumas pequenas empresas. Seu plano pago suporta usuários ilimitados e custa cerca de US $ 7,20 por usuário por mês. Alguns recursos, como gravação e reprodução de vídeo, têm um custo adicional.
O ActivTrak, uma alternativa simples às nossas melhores opções, tem um preço atraente, mas não traz nada de novo para a mesa.
Leia nosso completo Análise da ActivTrak.
Software de monitoramento de funcionários: os melhores recursos
A maioria dos softwares de monitoramento de funcionários inclui um componente de captura de tela. Isso fará uma captura de tela das telas dos funcionários periodicamente. Geralmente, é um recurso que você pode ativar ou desativar e alguns softwares desfocam a captura de tela automaticamente.
Monitoramento stealth
Quando você usa um software de rastreamento de atividades, geralmente é fácil para os funcionários verem, já que o agente de supervisão está sentado na barra de tarefas do computador. No entanto, a maioria das ferramentas em nossa lista também tem a opção de ocultar totalmente o agente de monitoramento, tornando difícil saber se o software está em execução. Para evitar qualquer possibilidade de ação legal, é vital cumprir todas as leis de privacidade relevantes se você empregar monitoramento silencioso.
Rastreamento de palavras-chave
Com o rastreamento de palavras-chave, você pode registrar cada vez que um funcionário digita uma determinada palavra-chave ou conjunto de palavras-chave. Por exemplo, você pode criar um alerta que o notifique sempre que um funcionário escrever “oferta de emprego”, “entrevista” ou “currículo”.Monitoramento da atividade do usuário
O software de monitoramento percorre toda a gama, desde aplicativos de controle de tempo que os funcionários usam manualmente para discar dentro e fora até o monitoramento abrangente que registra automaticamente tudo o que eles fazem. O melhor software de monitoramento de funcionários reconhece e registra os diferentes tipos de ações que um usuário executa, como enviar e-mails, imprimir documentos, visitar sites e salvar arquivos em uma unidade externa.
Registro de chave
Existem dois tipos de software de monitoramento de funcionários: os que registram as teclas que os funcionários pressionam e os que não o fazem. O software de monitoramento de keylogging pode ser muito mais preciso sobre o que um funcionário faz com seu tempo. Por exemplo, você pode obter um relatório do que eles postaram em sites de mídia social. O software sem um componente keylogger pode registrar apenas informações mais gerais, como URLs visitados e aplicativos usados, embora seja menos intrusivo.
Análise de comportamento
A análise do comportamento do usuário agrupa automaticamente os funcionários com base em seu comportamento e pode ser usada para rastrear anomalias comportamentais e localizar ameaças potenciais em tempo real. Por exemplo, a análise comportamental pode alertá-lo quando um usuário começa a enviar milhares de arquivos quando raramente os enviava antes.
Rastreamento GPS
O software de monitoramento de rastreamento GPS permite que os gerentes monitorem onde seus funcionários estão durante o horário de trabalho. O rastreamento por GPS pode ajudar as empresas cujos funcionários estão sempre em trânsito a planejar as rotas diárias de maneira eficiente.
Geofencing
Com o suporte de geofencing, você pode criar áreas geográficas que correspondem aos seus escritórios ou outras instalações. O software pode registrar automaticamente os funcionários quando eles entram na área e registrá-los quando saem. Você também pode configurar alertas para informá-lo quando um funcionário entra ou sai de uma área.
Auditoria e monitoramento de conformidade
Aderir aos padrões de conformidade regulatória de dados, como HIPAA, PCI DSS e GDPR, é um grande desafio ao trabalhar com dados do cliente. O não cumprimento dos regulamentos expõe sua empresa a riscos financeiros e de reputação substanciais. O software que realiza monitoramento de conformidade pode alertá-lo quando os funcionários estão compartilhando informações confidenciais e até mesmo bloquear qualquer transação em tempo real.
Gravação de vídeo
A gravação de vídeo é particularmente útil se você tiver dados muito confidenciais para proteger. Ele pode ajudá-lo a investigar incidentes de segurança para identificar a origem das ameaças internas com grande precisão e pode fornecer evidências poderosas de roubo de IP, espionagem industrial, fraude ou sabotagem.
