Com o início de um novo ano, é um bom momento para renovar os métodos de trabalho de sua equipe. E uma resolução no topo da lista para a maioria dos computadores é cortar reuniões para ter mais tempo para trabalho profundo.
A redução de cronogramas é um desafio que todas as equipes enfrentam e afeta mais as equipes híbridas do que outras. De acordo com minha empresa Investigação do estado do equipamentoenquanto os funcionários de escritório recebem cerca de cinco horas de reuniões em uma semana média, isso é mais de oito horas para pessoas em equipes distribuídas e híbridas.
Então por que isso importa? Descobrimos que passar mais tempo em reuniões está associado a um risco significativamente maior de esgotamento, o que se alinha com o corpo de pesquisa sobre fadiga do zoom.
Se sua equipe está tendo dificuldade em reduzir as reuniões, considere executar o Atlassian restauração ritual tocar. Criamos este exercício de 90 minutos para ajudar as equipes a auditar e reavaliar as reuniões e os processos da equipe e ser mais intencionais sobre o tempo vs. trabalho assíncrono.
É assim que você pode executar o jogo.
Passo 1: preparação
Para equipes remotas, comece criando um novo documento de colaboração – aqui está uma ajuda modelo do Trello. Para equipes presenciais, prepare uma grande folha de papel ou um quadro branco. Se sua equipe é distribuída, o que significa que você tem alguns membros sentados juntos, pessoalmente, enquanto outros pontuam virtualmente, recomendamos executar este jogo de maneira totalmente virtual, pedindo aos membros da equipe pessoalmente que participem via Zoom .
Em seu documento ou quadro branco, crie uma tabela com 4 a 5 colunas rotuladas com intervalos de tempo crescentes (por exemplo, diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente) e crie linhas rotuladas como “Equipe completa” e “Parte da equipe”. Em seguida, crie outra tabela com colunas denominadas “Manter”, “Melhorar” e “Excluir”.
Passo 2: Defina o cenário
Estabeleça as regras básicas para a reunião.. Informe a sua equipe:
- Não há respostas corretas ou incorretas.
- Sempre assuma uma intenção positiva.
Reafirme o propósito do trabalho: examine os rituais de trabalho regulares da equipe e decida o que manter, melhorar ou eliminar.
Por favor, defina “ritual” abaixo e forneça alguns exemplos. Em termos gerais, um ritual é uma atividade repetida a serviço da equipe ou organização. Pode ser estritamente profissional, estritamente social ou uma combinação de ambos. Alguns exemplos incluem:
- uma reunião de equipe recorrente
- um processo de planejamento
- uma hora social da equipe
- um relatório de status para o CEO
Em seguida, peça à equipe para considerar o que torna um ritual bem-sucedido para sua equipe e registre suas respostas no espaço compartilhado.
Passo 3: Auditoria
Defina um cronômetro para 20 minutos e peça à equipe para auditar silenciosamente seus rituais. Para equipes remotas, peça que adicionem cada ritual ao documento compartilhado. Para equipes presenciais, peça-lhes que escrevam os rituais em post-its e os acrescentem ao papel ou quadro. Agrupe rituais semelhantes e identifique quaisquer lacunas.
Passo 4: Votar
Lembre ao grupo como eles definiram um ritual bem-sucedido desde o início e, em seguida, dê-lhes tempo para votar em quais rituais manter, melhorar ou eliminar. Os votos podem ser registrados colocando etiquetas ou adesivos de cores diferentes perto de cada post-it. Permita a cada pessoa cerca de cinco votos por rodada.
Passo 5: Crie um plano de ação
Após receber todos os votos, discuta e documente os próximos passos para os 3-5 principais rituais de cada categoria. Faça perguntas como:
- Como podemos garantir que os rituais que devemos manter continuem sendo eficazes?
- O que podemos tentar para melhorar os rituais que queremos melhorar?
- Quem removerá os rituais que devemos remover dos calendários de todos?
Torne as reuniões que você decidiu realizar incríveis aprendendo a conduzir uma reunião mais eficaz em este curso.
Passo 6: Acompanhamento
Verifique novamente com a equipe 3 a 4 semanas depois para ver se as alterações tiveram algum impacto. Considere fazer este exercício anualmente ou sempre que a composição da equipe ou as responsabilidades mudarem.
Agora é a hora de tentar. No próximo mês, substitua uma reunião semanal da equipe pelo jogo Ritual Reset. Prometo que valerá a pena o investimento e dará o tom certo para o novo ano.
marca cruth é o especialista em trabalho moderno residente da Atlassian. Com foco na prática em detrimento da teoria, Mark passa seus dias treinando as equipes da Atlassian e dos clientes sobre novas formas de trabalhar e, em seguida, compartilha o que aprendeu em eventos ao redor do mundo.
