Há um velho provérbio iídiche que diz: "O homem planeja e Deus ri". Muitos, se não todos, experimentaram a verdade desse provérbio e enfrentaram o fracasso de nossos planos. Não importa o quão bom seja seu planejamento, ambientes de negócios fluidos, variáveis e imprevisíveis impedirão que seus planos sejam totalmente implementados. Portanto, a questão é se devemos continuar planejando, sabendo que as circunstâncias inviabilizarão nossos planos. Não devemos simplesmente "seguir o fluxo" e improvisar nosso caminho para o futuro?
Pode não ser um ou outro, mas ambos. As organizações modernas devem ser capazes de combinar esses dois elementos paradoxais, se quiserem prevalecer em um ambiente de negócios caracterizado por mudanças rápidas e constantes.
Procurando soluções criativas
As equipes são os principais elementos organizacionais; é através de equipes que as organizações criam condições para uma resposta adequada às mudanças e à dinâmica imprevisível do mercado. E eles fazem isso usando um processo de adaptação que inclui o ajuste dos processos relevantes do equipamento em resposta às interrupções que exigem essa adaptação. No entanto, a mudança geralmente é tão rápida e as respostas necessárias são tão urgentes que as equipes não têm tempo para planejar antes de agir e são forçadas a planejar e agir simultaneamente, ou seja, improvisar.
Quando confrontadas com uma interrupção que põe em risco o plano inicial e o tempo é curto, as equipes podem procurar várias opções: podem insistir em seguir o mesmo plano, mesmo sabendo que as premissas básicas mudaram; eles podem tentar desenvolver um novo plano antes de implementá-lo, desperdiçando um tempo precioso em sua elaboração; eles podem até congelar antes do colapso da ordem organizacional; No entanto, eles também podem improvisar usando as ferramentas disponíveis para desenvolver uma solução criativa.
No entanto, a improvisação pode ter consequências negativas se os agentes de improvisação estiverem inadequadamente preparados para lidar com cenários extremos. Um exemplo extremo de improvisação ruim é o caso desastroso do afundamento fatal do navio Costa Concordia, na costa de Isola del Giglio, uma ilha na costa oeste da Itália. O capitão ordenou uma "saudação" à ilha, o que requer que se navegue perto da costa. A manobra resultou no navio atingindo uma rocha perto da ilha. Os eventos que ocorreram tiveram consequências dramáticas. O caso revelou que, quando os membros da equipe estão mal equipados para improvisar, eles podem se afastar dos valores organizacionais ou priorizar a satisfação das necessidades pessoais em detrimento dos objetivos do grupo.
Reuters / Max Rossi
A boa notícia é que a improvisação pode ser treinada e as equipes podem se preparar para improvisar, o que aumenta a probabilidade de resultados positivos. Três elementos podem aumentar a qualidade da adaptação de equipamentos improvisados: uma cultura experimental, estruturas mínimas e sistemas de memória transacional.
Uma cultura experimental
Uma cultura experimental é aquela que promove a ação, na qual a exploração e a criatividade são recompensadas e os erros são tolerados. Para que as equipes improvisem efetivamente, são necessárias habilidades e conhecimentos diferentes, o que exige que cada membro da equipe contribua. Como conseqüência, os membros da equipe devem sentir que qualquer erro em potencial será considerado uma fonte de aprendizado e que suas idéias serão apoiadas e incentivadas.
Organizações com culturas fechadas, rígidas e não experimentais impedirão os membros da equipe de abordar interrupções, adaptando as rotinas da equipe à nova situação. Pelo contrário, uma cultura experimental fornecerá os recursos que permitirão que os membros da equipe alterem prioridades e planejem improvisar as soluções mais apropriadas para eventos inesperados. Isso exige que as organizações adotem a "estética da imperfeição" ao tratar os erros como oportunidades, e não considerem a imperfeição como sinônimo de falha. Este é particularmente o caso em situações em que as circunstâncias mudaram e os planos anteriores não são mais completamente viáveis. Um exemplo paradigmático de improvisação bem-sucedida é a missão lunar da Apollo 13, na qual, diante do fracasso do sistema de suporte à vida, os astronautas improvisaram um reparo imediato do sistema usando materiais encontrados na espaçonave. Outro exemplo é o desenvolvimento bem-sucedido de um sistema de mensagens on-line da Tencent, uma multinacional chinesa especializada em vários serviços e produtos relacionados à Internet. Os métodos de improvisação foram proeminentes e eficazes no desenvolvimento do sistema. O produto era conhecido por seu rápido ajuste às demandas variáveis de usuários, tecnologias e atividades de concorrência, e isso foi reconhecido como um importante fator de sucesso.
NASA / Wikimedia Commons
Estruturas mínimas
As estruturas mínimas compreendem quatro elementos-chave: mecanismos de controle invisíveis, objetivos claramente definidos, marcos de curto prazo e elementos críticos da atividade. Mecanismos de controle invisíveis. Certifique-se de que a criatividade não seja limitada. Por exemplo, estabelecer um conjunto bem definido de regras simples permite maior criatividade, pois todos os membros da equipe têm uma base comum e precisa para desenvolver seu desempenho. Objetivos claramente definidos Certifique-se de que, enquanto as equipes estão no meio de eventos perturbadores, elas permaneçam focadas nos objetivos da organização. Por si mesmos, esses objetivos não definem a ação e, portanto, deixam espaço para a improvisação; no entanto, eles são fortemente normativos em relação aos resultados da referida ação. Marcos de curto prazo fomentar um senso de urgência e permitir o controle das ações tomadas à medida que a situação se desenvolve. Isso permitirá a detecção de desvios dos objetivos da organização, permitindo a correção oportuna do curso de ação.
Além disso, o fato de que esses marcos podem ser planejados com antecedência dá à equipe algum senso de estrutura e estabilidade no desenvolvimento bastante caótico da situação perturbadora. Finalmente elementos críticos para a atividade Inclui os elementos que são fundamentais para a atividade, sem os quais a tarefa não pode ser executada. Para que a improvisação seja eficaz, é importante que o número de elementos críticos seja pequeno para que a equipe possa garantir que eles sejam totalmente executados em um tempo limitado. Todos os membros da equipe devem saber o que são para coordenar rapidamente a implementação dos elementos enquanto improvisam uma nova solução.
Por exemplo, foi observado que as equipes bem-sucedidas de desenvolvimento de novos produtos recorrem à improvisação. Para serem eficazes, são muito autônomos e intensamente interativos (mecanismos de controle invisíveis), têm objetivos e prioridades de desenvolvimento específicos (objetivos claros), desenvolvem progressivamente vários protótipos (marcos de curto prazo) e identificam critérios críticos de qualidade e padrões de desempenho ( elementos críticos).
Sistemas de memória transativa
Os sistemas de memória transativa se referem ao conhecimento sobre quem sabe o que em um computador. Quando as equipes improvisam, o acesso ao conhecimento de seus membros alavancará a capacidade da equipe de recombinar suas experiências anteriores e desenvolver respostas novas e eficazes. Além disso, com esse conhecimento, as equipes podem aumentar sua coordenação implícita, o que significa que seus membros podem antecipar as ações dos outros e ajustar dinamicamente seu comportamento sem se comunicar expressamente.
Quando as equipes experimentam situações estressantes, seus membros podem experimentar uma alta carga cognitiva. Isso significa que eles podem ter dificuldade em processar todas as informações disponíveis, impedindo-os de reagir adequadamente a interrupções. Por terem um entendimento claro de quem sabe o que dentro da equipe, eles podem processar novas informações com mais eficácia à medida que surgem e, portanto, aumentar a probabilidade de sucesso na execução de ações de improvisação. Por exemplo, equipes de resposta a emergências, como bombeiros, não podem prever exatamente qual experiência será necessária em uma situação específica. Portanto, o conhecimento de todos os membros da equipe sobre as habilidades específicas de todos os outros membros torna-se crítico para um resultado positivo.
Quando o tempo é abundante e a incerteza é baixa, o planejamento atende às necessidades da organização quase perfeitamente. No entanto, como declarou o líder militar prussiano Helmuth Graf von Moltke de maneira tão eloquente no final do século XIX, "nenhum plano sobrevive ao contato com o inimigo". Quando o tempo é curto e a incerteza é alta, um bom planejamento não é suficiente. Em vez disso, "a improvisação se torna uma orientação alternativa ou complementar".
No entanto, para que a improvisação funcione, algumas condições devem ser atendidas: as organizações devem criar uma cultura experimental na qual os erros sejam aceitos como parte de um processo de aprendizado; as equipes devem desenvolver estruturas mínimas baseadas em mecanismos de controle invisíveis, objetivos claros, marcos de curto prazo e um pequeno número de elementos críticos para a atividade; e, finalmente, os membros da equipe devem ter um conhecimento claro de quem sabe o que dentro da equipe, para que possam aumentar a coordenação implícita. Mesmo que todas essas condições sejam atendidas, resultados positivos não são garantidos quando as equipes improvisam. No entanto, dada a incerteza de interrupções imprevistas e restrições extremas de tempo, as chances de sucesso aumentam drasticamente.
Este artigo foi republicado da The Conversation sob uma licença Creative Commons. Leia o artigo original.
