Ontem, a Shopify anunciou uma nova política para o calendário submerso: eliminará as reuniões de funcionários no ano novo. A partir desta semana, todas as reuniões recorrentes com mais de duas pessoas serão removidas dos calendários internos, com uma janela de duas semanas instituída antes que os funcionários possam adicionar qualquer coisa de volta. (Também proibirá reuniões às quartas-feiras e limitará grandes reuniões a uma janela estrita às quintas-feiras.)
Shopify não é a primeira empresa a tentar uma expansão de calendário, embora possa ser o experimento em maior escala até o momento. empresas como caixa de correio, asanaY Zapier Eles também testaram lembretes de reuniões ao longo dos anos, desde blocos de calendário de 48 horas até semanas em que as conversas foram interrompidas. totalmente assíncrono.
Considere esta a idade do reinício da reunião, um termo emprestado do programa Asana. Intenção: Ao abandonar todas as nossas reuniões, podemos examinar melhor quais têm valor para nós, depois adicionar as úteis de volta com a intenção e deixar o resto desaparecer no éter. E com base nas evidências, mais empresas deveriam experimentá-lo.
Você se sente preso em reuniões? Não está sozinho.
Na mudança para o trabalho híbrido, os locais de trabalho acrescentaram muito mais reuniões– e não há sinal de que eles estão diminuindo a velocidade. UMA relatório da microsoft lançado nesta primavera descobriu que o usuário médio do Teams viu um aumento de 252% em seu tempo de reunião semanal desde fevereiro de 2020. O número de reuniões semanais também aumentou 153% em todo o mundo. Na verdade, o número de reuniões por pessoa ainda estava no auge na Fechar do seu conjunto de dados.
muitas reuniões arrastar para baixo a nossa produtividade (embora existam maneiras ter melhor). Um estudo recente sugere que um terço de reuniões nas agendas dos trabalhadores são desnecessárias. outro achado que quando as reuniões foram reduzidas em 80%, a produtividade dos funcionários aumentou quase 75%. O cancelamento de reuniões não beneficia apenas a produtividade: nesse estudo, o estresse dos funcionários também foi reduzido em mais de 60%, com relatórios de três quartos parecendo menos microgerenciados.
as leis da subtração
“Escalando [a company] requer adição e subtração”, os professores de Stanford, Bob Sutton e Huggy Rao, escrevem sobre organizações em crescimento em seu livro excelência em escalada. À medida que uma empresa se constrói, ganha pessoas, ambições e resultados. Mas algumas de suas antigas regras e rituais, e sim, reuniões, também ficaram para trás.
Nosso instinto inicial na solução de problemas é adicionar soluções, em vez de subtrair problemas, escrevem Sutton e Rao. Mas eles argumentam que a subtração pode ser o meio mais difícil e eficaz de resolver problemas. O problema de reuniões obsoletas, improdutivas ou desnecessárias requer subtração.
É um sentimento que Shopify mencionou ao implementar sua política de não coleta. “Se você diz sim a uma coisa, na verdade está dizendo não a todas as outras coisas que poderia ter feito naquele período”, disse o CEO Tobi Lütke em um comunicado sobre a nova política. “À medida que as pessoas adicionam coisas, o conjunto de coisas que podem ser feitas fica menor.”
Portanto, pode-se defender a subtração estratégica: avaliar os problemas iminentes no trabalho e, em seguida, remover as práticas que estão levando você até lá. Sutton, o professor de Stanford, não apenas escreveu sobre esse tipo de subtração, mas também o testou. Em 2021, Sutton trabalhou com a especialista em produtividade da Asana, Rebecca Hinds, para projetar e testar uma reinicialização de reuniões em toda a empresa chamada Meeting Doomsday.
Em seu primeiro teste, nove voluntários de uma equipe eliminaram todas as suas pequenas reuniões periódicas por dois dias; passados os dias, avaliavam o valor de cada encontro e acrescentavam ao calendário apenas os úteis. Os resultados: cada voluntário economizou uma média de 11 horas por mês, e o estudo abriu caminho para um programa maior na Asana.
O caso criativo para restabelecer as reuniões
Não se trata apenas de economizar tempo. Ao remover a desordem das reuniões, dizem os especialistas, podemos abrir espaço para reuniões mais intencionais e encontrar lugares para possibilidades. Esse é o ímpeto criativo para recomeçar uma reunião, diz Christian Busch, diretor do Programa de Economia Global da Universidade de Nova York e autor de A mentalidade da serendipidade.
“[Resets allow] que pensamos no real propósito de uma reunião, como Por que esta reunião está aqui em primeiro lugar?diz Busch. Examinar a intenção de uma reunião, acrescenta ele, nos permite refazê-los como novos espaços de criatividade e colaboração. Em vez de recorrências banais e rotineiras, podemos convidá-los como espaços de experimentação.
Pense nisso como um espaço para colisões criativas, diz Busch, onde as ideias podem se unir e se encontrar de frente. Ele sugere afastar as pessoas das agendas e aproximá-las de questões como O que te surpreendeu ultimamente? que podem gerar novas ideias e inovações. Ao redefinir reuniões, removendo status semanais que se arrastam ou apresentações que ninguém leu previamente, você pode redesenhá-las para essas colisões.
Como organizar sua própria redefinição de reunião
Em seu caso para corrigir a sobrecarga de reunião, Hinds e Sutton oferecem uma série de passos para organizar o reinício da reunião. Veja como começar com o seu.
Vá a toda velocidade. Em seu piloto, por exemplo, eles permitiram que as pessoas optassem por um hard reset ou soft reset. Os participantes do hard reset tiveram todas as reuniões recorrentes removidas de seus calendários por 48 horas, depois avaliaram e escolheram o que redefinir, enquanto os light resets simplesmente avaliaram o que estava em seu calendário e escolheram o que descartar. Embora ambos os grupos economizassem tempo de reunião a longo prazo, aqueles que limparam completamente o calendário economizaram significativamente mais tempo: uma média de cinco horas por mês por pessoa no grupo de reinicialização total, contra apenas três horas no grupo leve.
Mergulhe nos dados. Ao avaliar reuniões e decidir o que vale a pena, o trabalho de Hinds e Sutton defende uma postura baseada em dados. Os colegas de equipe podem atribuir valores a cada reunião que tiverem. Eles sugerem dois valores: um, o esforço que a reunião levou, incluindo tempo de preparação e trabalho de acompanhamento, e um segundo, o quão bem a reunião os ajudou a alcançar seus objetivos. Ao mapear essas medidas no reinício da reunião da Asana, a equipe conseguiu criar um modelo que previu reuniões de baixo valor.
Pense menos em reinicialização, mais conjunto de cultura. Busch sugere ver o reinício de uma reunião não como um experimento único, mas como um investimento de longo prazo em mudança cultural. As empresas podem considerar reiniciar uma reunião como uma mudança estrutural única. “Mas, na verdade, tem que andar de mãos dadas com uma mudança cultural”, diz ele. Se os valores declarados de sua equipe são priorizar a colaboração intencional ou relacionamentos significativos, acrescenta ela, sua abordagem para realizar reuniões deve refleti-los.
Converta os resultados em sistemas. Busch também defende a codificação dos resultados de um reinício de reunião de longo prazo. Anote seus sucessos nas políticas e documentos de integração ou execute-os novamente como uma prática contínua. Por exemplo, depois de terminar seu programa piloto, a Asana publicou um relatório detalhado Livro de cantadas para auditar e redefinir a cultura da reunião.
Com uma limpeza de calendário, podemos criar mais espaço para nós mesmos e um lugar para transformar nossas reuniões em algo melhor do que eles eram. Desse ponto de vista, talvez a reinicialização de uma reunião seja o presente da sua empresa para você este ano.
