Como ser um colaborador melhor em um mundo de força de trabalho distribuída — Quartz at Work

Colaboração tem sido uma palavra de ordem corporativa há pelo menos uma década, mas mesmo aqueles que a dominaram tiveram que repensar suas abordagens em empresas que agora são em grande parte remotas ou híbridas.

No recente workshop da Quartz sobre como ser um melhor colaborador em um mundo de força de trabalho distribuída, especialistas em tecnologia e comunicação ofereceram várias dicas para aproveitar melhor seu tempo com colegas, seja em reuniões ou documentos compartilhados.

Para ver o vídeo completo do evento, parte de nossa série de workshops Quartz at Work (de qualquer lugar), basta clicar na imagem grande acima. Continue lendo para obter um resumo das principais dicas fornecidas por nossos membros do painel, juntamente com uma pequena lista de ferramentas que eles recomendaram para uma colaboração de alto nível.

Dica de colaboração nº 1: Organize reuniões, mas não muitas, e sempre pelos motivos certos

Na Doist, a empresa totalmente remota por trás do aplicativo de produtividade Todoist e do aplicativo de bate-papo no local de trabalho Twist, a comunicação assíncrona domina o dia. Para uma empresa com funcionários em todo o mundo, compartilhar documentação geralmente faz mais sentido do que alinhar os horários para uma videoconferência.

Mas “há algo a ser dito sobre reuniões”, reconhece Chase Warrington, chefe de controle remoto da Doist. Por exemplo, “Quando algo não está funcionando, as pessoas simplesmente não concordam com o que estamos tentando decidir, esse é um bom momento para participar de uma reunião”. A chave, diz ele, é evitar fazer das reuniões a opção padrão para suas necessidades de comunicação. Em vez disso, eles devem ser usados ​​com moderação e somente quando o resultado desejado justificar seu uso.

Leia mais do Quartz sobre como ter menos reuniões.

Dica de colaboração nº 2: se você precisar realizar uma reunião, comece com um quebra-gelo

“Depois de experimentar uma ótima reunião, é quase como se você tivesse passado da TV em preto e branco para a TV colorida”, diz Colleen Curtis, gerente de comunidade da Miro, que fabrica quadros brancos on-line completos com anotações. , para colaborações virtuais.

Para Curtis, grandes reuniões começam com um quebra-gelo para que os participantes se sintam à vontade e à vontade uns com os outros. Ele conduziu nosso público através de um exercício rápido em um quadro Miro, convidando-os a combinar seu humor com um ponto em uma roda de emoções.

Leia mais do Quartz sobre o que suas reuniões estão dizendo sobre a cultura da sua empresa.

Dica de colaboração nº 3: conheça seu propósito e o valor que seus colegas colaboradores buscam

Ya sea colaborando verbalmente, por correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación, “tenemos que volvernos más expertos para guiar nuestros mensajes a las orillas correctas”, dice Dan Bullock, un entrenador de idiomas y comunicaciones en las Naciones Unidas y profesor de la Universidad de Nova Iorque. Escola de Estudos Profissionais.

Bullock, que co-escreveu o novo livro Como se comunicar efetivamente com qualquer pessoa, em qualquer lugar, diz que as pessoas sempre buscam valor em qualquer tipo de diálogo. Identifique seus desejos e necessidades e cumpra-os da melhor maneira possível, lembrando-se de seu próprio propósito. Ler a situação dessa maneira o ajudará a descobrir como se comunicar melhor; por exemplo, se a situação exigir mais perguntas sim/não ou mais perguntas abertas.

Leia mais do Quartz sobre como desenvolver uma linguagem de liderança que ressoe e inspire.

Dica de colaboração nº 4: contrate e aprimore as habilidades de escrita das pessoas

Uma boa documentação é a base de qualquer local de trabalho moderno, especialmente quando a equipe está longe. E você quer que todos se sintam capacitados para servir como documentaristas.

Na Doist, diz Warrington, “estamos analisando isso desde o início”. Durante o processo de contratação, “fazemos um projeto de teste que geralmente envolve pedir algum tipo de redação [sample]. Eles pensam que estão apenas respondendo a perguntas, mas estamos realmente analisando suas habilidades de escrita.” Suas habilidades são aprimoradas durante a integração, quando os novos contratados recebem treinamento sobre as práticas de documentação da empresa. Um programa de mentoria interna ajuda a selar o conhecimento, diz ele.

Leia mais sobre Quartz sobre como melhorar sua escrita.

Dica de colaboração nº 5: atenha-se ao “inglês global”

Se o seu trabalho requer colaboração intercultural, pare de usar gírias. Raúl Sánchez, coautor de Bullock e professor clínico assistente de linguística/comunicação intercultural na Escola de Estudos Profissionais da Universidade de Nova York, onde também é coordenador do programa corporativo, oferece uma lista útil de termos comumente usados ​​em negócios americanos que não são facilmente traduzido para falantes não nativos de inglês. Entre eles:

• Traga nosso jogo A
• Venha respirar
• cortar e secar
• Nivelar o campo de jogo
• topo da minha cabeça

Termos verbais com várias palavras, como “elaborar o contrato”, “foco em”, “adiantar-se” ou “colocar alguns sensores”, também podem ser confusos para falantes não nativos. O conselho de Sanchez? Substitua-os por uma única palavra (por exemplo, diga “escrever o contrato” em vez de “escrever o contrato”). Assim, é mais provável que seu significado seja entendido e sua colaboração seja mais fluida.

Faça um teste de quartzo: você consegue dizer quais dessas frases no local de trabalho são americanas e quais são britânicas?

Dica de colaboração nº 6: use boas ferramentas e aplique-as nas tarefas certas

Não há escassez de software de colaboração por aí. Nossos palestrantes de Miro e Doist mencionaram vários aplicativos além daqueles criados por seus empregadores. Entre os que mencionaram:

• Tear: O vídeo assíncrono é útil para aqueles momentos em que a documentação escrita não é suficiente. Curtis diz que o pessoal da Miro às vezes usa uma sobreposição de vídeo do Loom para orientar os colegas nos planos do projeto. É uma sensação diferente, com um caso de uso diferente, em comparação com uma videoconferência ao vivo.
• Noção: Mencionado por Curtis, este aplicativo permite organizar ideias, projetos e dados e pesquisá-los facilmente.
• Reuniões pontuais: o Spot transcreverá conversas, fará anotações e destacará acompanhamentos de reuniões por telefone realizadas fora de sua mesa. Warrington, um fanático “andar e falar” autoproclamado jura por ele; O Quartz at Work também testou o aplicativo para reuniões de pequenos grupos por meio de telefones celulares. Mesmo em um dia ventoso, a transcrição era impressionantemente precisa.
• tl;dv: Significa “muito longo; não vi” e é uma ferramenta de transcrição interativa que tira atas de reuniões e marca momentos que valem a pena voltar. “Para nós, eliminou a necessidade de ter um anotador” em todas as reuniões, diz Warrington, de Doist. “Ninguém realmente quer ler todas aquelas notas depois”, de qualquer maneira, ele admite. “Ninguém quer ver a gravação completa da reunião do Zoom.”

Leia mais no Quartz sobre como evitar ser controlado por suas ferramentas digitais.