Dezembro de 2020 é quando nosso processo de agência quase quebrou …
antes de ficar 10 vezes melhor 🙂
Nos últimos 3 anos anteriores a isso, construímos e desenvolvemos todos os nossos sistemas e processos em uma miríade de diferentes ferramentas, scripts, aplicativos, extensões, etc.
O processo foi eficaz, mas definitivamente não eficiente.
Então meu amigo e colega Bibi sugeriu que eu desse uma olhada nesta ferramenta chamada Pitchbox.
Já sabia de outras agências, mas sempre pensei que estava fora do nosso orçamento e, portanto, nunca tinha investigado devidamente.
Então, tive uma chamada de demonstração de 1 hora e meia com Michael Geneles …
Foi quando decidi sentar, dar uma olhada em nossa configuração atual e repensar tudo seriamente.
Antes vs Depois
Sempre gostei de brincar com software e criar automação para tornar minha vida mais fácil. O problema é que depois de um tempo, é fácil perder de vista o objetivo final (simplicidade) e as ferramentas começam a se acumular.
Vamos dar uma olhada em nossa configuração anterior em poucas palavras:
Lembrar:
1. Ahrefs / planilhas do Google
Pesquisa / ideação de backlinks, tópicos e palavras-chave.
2. Scrapebox + proxies
Compilação da lista inicial de prospects, filtragem de lixo, listas negras, etc.
3. Perfilador de URL
Coletar métricas de SEO (DR, DA, tráfego, etc.) e nomes de autores para que você possa remover clientes em potencial não qualificados da lista inicial e usar nomes de autores para encontrar e-mails.
4. Hunter.io
Nesse ponto, tínhamos uma lista semi-limpa.
Em seguida, precisamos fazer uma limpeza manual de todos os nomes dos autores para remover itens genéricos como “autor convidado” etc.
Em seguida, executamos o Hunter e um script personalizado separado no Planilhas Google para que possamos obter e manter apenas os endereços de e-mail das principais pessoas que queremos contatar:
- Autores
- Editores
- Pessoas de marketing
5. Nunca salte
Agora, tínhamos que pegar todos os endereços de e-mail e executá-los no Never Bounce para manter apenas o verificado.
(Inicialmente, também usamos a verificação do próprio Hunter; mas percebemos que não era muito bom e, para isso, fizemos a transição para Never Bounce.)
Após a etapa 5, você voltou ao Planilhas Google para revisar a lista completa de URLs e verificá-los manualmente um por um quanto à relevância e qualidade (nosso teste intuitivo).
6. Lemlist
Uma vez que a lista estava 100% limpa, nós a importamos para nossa ferramenta de divulgação, Lemlist, que basicamente usamos apenas para enviar as campanhas.
Em termos de software de popularização, também tentamos muito…. Tudo começou com o Mailshake, passou para o Buzzstream e, finalmente, ficou com o Lemlist por um tempo.
Não mostrado na imagem:
7. Gmail
Como explicarei mais tarde, precisávamos fazer login manualmente no Gmail para monitorar e gerenciar a conversa com clientes potenciais.
8. Planilhas Google
Volte ao Planilhas Google novamente para marcar o status de cada oportunidade e informar os clientes.
Ugh … que bagunça, certo?
Basicamente, são cerca de 8 a 10 diferentes ferramentas e serviços interligados e tenho certeza de que esqueci de incluir alguns.
Até a chegada do Pitchbox:
Tenho certeza que você concorda comigo que isso parece 10 vezes melhor, correto?
Basicamente, o Pitchbox substituiu 6 ferramentas de software diferentes mais um monte de scripts (bem frágeis) e outros truques que criamos.
Uma olhada em nosso processo e como o trazemos para o Pitchbox
Configurações principais do projeto
Para cada projeto (cliente) no Pitchbox, fazemos algumas coisas:
- Conecte a conta de e-mail e configure a assinatura de e-mail
- Mova a lista dos principais concorrentes diretos para a lista negra de “nível de projeto”. Isso remove automaticamente esses sites da lista de clientes em potencial sem que tenhamos que nos preocupar com isso.
- Carregue a lista de “sites já contatados” como uma lista negra de “nível de projeto”. Alguns clientes desejam que entremos em contato apenas com novos sites para os quais ainda não tenham um link.
Além das listas negras no nível do projeto, PB também permite que você estabeleça uma lista negra global. Este é um filtro que funciona em todos os projetos.
Nós o usamos para remover sites indesejados como:
- web 2.0
- Redes sociais (Facebook, Youtube)
- Fóruns e diretórios (Reddit, Capterra)
- Sites obscuros ou PBN na lista negra
01. Pesquise por segmentos e palavras-chave relacionadas
Aqui, ainda começamos usando o Planilhas Google (criamos nosso próprio modelo) para criar a estratégia geral da campanha.
Nosso processo é semelhante ao método do arranha-céu, mas com uma torção …
Resumindo, isso é o que a maioria das pessoas faz:
Este processo ainda funciona se bem feito. O principal problema é que você realmente precisa ter o melhor conteúdo disponível sobre o assunto.
Acima de tudo, deve ser melhor do que o conteúdo da concorrência.
Todos nós sabemos que nem sempre é possível.
Então, como você supera isso?
O coach de minha agência, Dev Basu (fundador da Powered by Search), me ensinou que, na maioria das vezes, no mundo dos negócios, tentamos usar a habilidade e a vontade para superar nossos problemas.
É como jogar um videogame no modo difícil:
Por que não tentamos usar o modo fácil reformulando os problemas e encontrando soluções inteligentes?
Voltando ao método do arranha-céu:
Por que, em vez de tentar competir com o conteúdo de outra pessoa, não tentamos encontrar oportunidades onde nem mesmo precisamos competir?
Aqui está o conceito e a ideia principal por trás da estratégia:
E é assim que fazemos:
Isso nos permite criar um pool de oportunidades potenciais que podem incluir nosso link em seu artigo.
De volta à nossa planilha do google, aqui está nosso modelo:
Como você pode ver, temos alguns “segmentos” diferentes e, para cada segmento, uma seção de “Palavras-chave relacionadas”.
Para cada segmento, também temos uma seção (à direita) para exemplos de artigos com URL e resumo.
Os segmentos são os diferentes “ângulos” ou “cubos”. No exemplo acima, ele representa “Página A sobre X”.
Palavras-chave relacionadas são variações do segmento principal que nos permitem expandir e encontrar ainda mais páginas dentro do mesmo segmento.
Quem faz isso
Temos 2 funções principais na equipe:
- Link Prospectors – LP
- Gestores de extensão – OM
Este primeiro passo é normalmente executado pelos nossos motores de busca de links.
01. b Aprovar segmentos e palavras-chave relacionadas
O passo 1b é basicamente o LP enviando a lista de segmentos e palavras-chave ao OM para que eles possam ter uma ideia da estratégia inicial da campanha e potencialmente se envolver adicionando mais ideias ou apenas dando ao LP seu “ok”.
02. Configurações de campanha no Pitchbox
Tipo de campanha
O Pitchbox tem muitos tipos de campanha diferentes, mas, como todo o resto, minha filosofia é:
“Encontre o que funciona para você e faça mais.”
Uma vez que o segmento e a lista de palavras-chave são aprovados e prontos para uso, o LP cria uma campanha de “Alcance do Blogger” ou uma campanha de “Busca avançada de operador” no Pitchbox e carrega as palavras-chave para ela.
Isso é bom se você tiver apenas ideias de palavras-chave simples, sem operadores ou símbolos adicionais. Aqui, o Pitchbox faz um ótimo trabalho ao pré-filtrar a lista de clientes em potencial para mostrar apenas blogs ou sites que escrevem sobre tópicos semelhantes.
Isso nos economiza tempo durante a inspeção, pois muitos dos tipos de sites incorretos já foram removidos.
Às vezes, podemos adicionar operadores avançados às nossas ideias de palavras-chave para tornar a pesquisa mais relevante ou para limitar nossos resultados a páginas muito específicas.
Por exemplo, usaremos a campanha Blogger Outreach se nossas palavras-chave forem:
ferramentas de email frio
software de divulgação
dicas de divulgação por e-mail
Por outro lado, digamos que queremos apenas encontrar páginas que se referem a essas palavras-chave, mas também mencionam “capacidade de entrega” no texto.
Nesse caso, usaremos a campanha Advanced Operator Search com estas palavras-chave:
intitle: ferramentas de email frio intext: capacidade de entrega
intitle: software de extensão intext: capacidade de entrega
intitle: dicas de transmissão por e-mail intext: capacidade de entrega
Filtros de qualidade
Em seguida, você está ajustando os filtros de qualidade. Para ser honesto, não ficamos loucos com isso, pensamos que a inspeção manual é sempre um melhor indicador da qualidade de um site do que as métricas de SEO.
Dito isso, queremos acelerar o processo e o Ahrefs nos ajuda a fazer isso.
Ajustamos apenas DR e tráfego.
Estes são nossos filtros básicos:
Feito isso, simplesmente executamos a campanha e a deixamos terminar.
03. Inspecionar (verificação manual)
Uma coisa que adorei imediatamente no Pitchbox é sua abordagem à estrutura de divulgação:
Sendo o nerd de produtividade e sistemas que sou, este é o paraíso.
Além disso, é essencialmente assim que nossa agência funcionou desde o início.
Embora eu ache que ter a mesma pessoa trabalhando em uma campanha inteira tem seus benefícios (melhor compreensão dos tópicos, mais fácil fazer conexões entre prospecção e criação de e-mails), meu objetivo é tornar as coisas o mais eficientes possível.
Pessoas diferentes têm habilidades diferentes e habilidades diferentes exigem papéis diferentes.
A fase de inspeção é geralmente realizada por nossos LPs, embora o novo Pitchbox de RPG dedicado “Inspetor” lançado esta semana possa mudar as coisas e ajudar a agilizar ainda mais o processo.
Isso é o que acontece aqui:
- Abra cada site na janela de visualização do Pitchbox (muito útil para evitar centenas de abas abertas ao mesmo tempo).
- Verifique a curva de tráfego de SEO no Ahrefs e outras métricas
O novo recurso super legal que PB adicionou é o “SEO Tool Quick Look”:
- Veja a página para qualidade e relevância.
A principal pergunta a se fazer aqui é:
Faz sentido para esta página adicionar um link para minha página de destino em algum lugar?
Do melhor ao pior, queremos uma página onde você possa criar um link para nós em qualquer um destes 3 casos:
- No corpo do artigo?
- Em um “Leia mais” ou “Meios”(Normalmente no final do artigo)?
- É um item da lista onde talvez possamos adicionar um parágrafo adicional com nosso link / tópico?
Se você não conseguir nenhum desses, não é uma boa opção.
Algumas outras notas:
Verifique se o site é não é um competidor direto
O mais importante é que não tente forçar, se não der certo passe para o próximo. Gasta Máximo de 1 minuto em uma página neste momento.
03. b Aprovação do cliente
Alguns clientes desejam ainda mais controle e a capacidade de pré-aprovar uma lista antes de enviarmos e-mails de divulgação.
Fazemos isso nesta fase, para evitar perder tempo personalizando sites que posteriormente seriam removidos porque o cliente não os deseja.
É uma etapa adicional útil para envolver ainda mais o cliente e mostrar-lhes o trabalho que estamos fazendo.
Na maioria das vezes, eles apenas nos dão seu “ok” e seguimos em frente. Às vezes eles são como:
Nesse caso, podemos remover a oportunidade da lista imediatamente e não perderemos mais tempo com isso.
04. Personalizar
A personalização para nós é dividida em 2 fases diferentes:
- Personalização básica (campos personalizados)
- Personalização avançada (modelos de e-mail)
Personalização básica
Isso é feito pelo LP e significa essencialmente personalizar 3 coisas simples.
1) Tópico do item:
Se o título do URL de destino for “7 dicas de email frio para sucesso de b2b saas”, o campo personalizado “Assunto do artigo” se tornará: “dicas de email frio para artigo de SaaS”.
Isso se encaixará em nosso modelo de e-mail assim:
eu vi você [article on cold email tips for SaaS] (a frase também será um link para o URL em questão).
2) Segmento:
Aqui, simplesmente verificamos para ter certeza de que o URL específico se encaixa em um de nossos segmentos iniciais e o escrevemos como outro campo personalizado.
3) Endereço de email:
O Pitchbox é ótimo para encontrar contas de e-mail para nossos alvos, sendo assim, às vezes podemos querer nos comunicar com outra pessoa dentro do site ou da empresa.
É quando fazemos uma pesquisa manual para encontrar essas pessoas. Quando o fazemos, simplesmente os adicionamos como um contato adicional no Pitchbox.
Conforme mencionado acima, geralmente contatamos (em ordem de prioridade):
- Autores
- Editores
- Pessoas de marketing
Isso é tudo que há para personalização básica.
Personalização avançada
A personalização avançada é onde a “mágica” acontece.
Aqui, temos 2 campos personalizados principais que Reach Managers (OM) criam:
- Caso
- Perguntar
Caso:
O tópico principal do tópico que estão cobrindo. Algo polêmico, incorreto ou interessante que eles apontam ou mencionam em seu conteúdo. Isso é para mostrar que lemos seu artigo e entendemos o que está acontecendo.
Perguntar:
Esta é uma pergunta que nos permite apresentar nosso link e nos ajuda a posicioná-lo como um recurso útil para eles com base em qual é o “Problema”.
Esses 2 campos personalizados precisam ser altamente personalizados e realmente fazer sentido. Estes não podem ser apenas um comentário BS genérico com o propósito de dizer algo.
Mais importante, no entanto, não criamos esses elementos personalizados para todos os sites.
É aqui que os “segmentos” entram em jogo:
Basicamente, criamos campos personalizados “Problema” e “Pergunta” para cada um de nossos segmentos principais.
Portanto, presumindo que fizemos nosso trabalho bem e que cada cliente em potencial se encaixa perfeitamente nos segmentos que criamos e decidimos nos concentrar, os campos personalizados farão com que os e-mails pareçam autênticos e únicos, embora não sejam 100% personalizados para cada site.
Isso é um pouco complicado de entender, então vamos dar uma olhada em um exemplo:
Modelo original:
Já que você costuma escrever sobre [Segment], Tenho certeza que você concorda que [issue], mas [question]
Nós [did something] aqui: https://pitchbox.com/blog/streamline-link-building-process/
Aqui está, super simples e direto.
Agora, digamos que nosso segmento seja “Geração de leads de SaaS para empresas em estágio inicial” e nossa página seja sobre ferramentas de disseminação de email.
O “problema” pode ser algo como:
“Para algumas empresas, fazer uma divulgação manual por e-mail em grande escala é muito difícil e caro.”
A “pergunta” pode ser algo como:
“Você sabia que existem ferramentas específicas de divulgação por e-mail que são muito simples e podem ajudá-lo a torná-las 73% mais eficazes?” (Eu inventei isso hahaha)
É assim que nosso e-mail final sai:
Já que você costuma escrever sobre [SaaS lead generation for early stage companies], Tenho certeza que você concorda que [for some companies, doing manual email outreach at scale is super hard and expensive], mas [did you know that there are specific email outreach tools that are super simple and could help you make it 73% more effective?]
Entramos em contato com os fundadores e compilamos uma lista das melhores ferramentas de divulgação que eles usam pessoalmente (sem necessidade de uma equipe). Você pode encontrá-la aqui: https://pitchbox.com/blog/streamline-link-building-process/
Você pode ver como isso soa muito legal e personalizado.
O bom é que usaremos o incrível recurso de lógica condicional do Pitchbox para automatizar a seleção de segmentos e campos personalizados!
Essencialmente, podemos fazer com que o PB faça isso:
Se “segmento” = A
Em seguida, use o “problema A” e a “pergunta A”
Se “segmento” = B
Em seguida, use o “problema B” e a “pergunta B”
e assim por diante…
05. Escreva e envie
A última etapa do nosso processo é basicamente enviar os modelos e a sequência de e-mail e iniciar a campanha.
Você pode ver como fazer tudo isso com várias ferramentas logo se tornaria um pesadelo. Existem muitas peças móveis e é essencialmente como uma linha de montagem de fábrica.
Pitchbox é a nossa esteira (mas muito mais legal!), Ela mantém tudo funcionando e torna tudo mais gerenciável.
E isso não é tudo …
Além de nos ajudar a otimizar todas as configurações, há muito mais que o Pitchbox faz.
O que mais é ótimo no Pitchbox?
Limites de envio de e-mail e capacidade de entrega
Uma coisa que sempre odiei na maioria das ferramentas de divulgação é que você pode definir limites para o envio de e-mails, mas esses limites contariam para TODOS os e-mails que você enviar dessa conta.
Exemplo:
Normalmente iniciamos as campanhas do cliente muito lentamente, com um limite de envio como:
- 15 e-mails / dia na semana 1/2
- 25/30 e-mails / dia na semana 3/4
- 40/50 e-mails / dia na semana 5/6
- 60/70 e-mails / dia na semana 6/7
- 80/90 e-mails / dia na semana 7/8
O que isso significa é que na semana 1, o software de extensão permitia que apenas 15 e-mails / dia saíssem da conta.
Isso inclui os e-mails iniciais da campanha e nossas respostas manuais.
O que aconteceu foi que usamos o limite para e-mails de campanha e, em seguida, basicamente não pudemos responder a partir da ferramenta e tivemos que fazer login manualmente em cada conta do Gmail para monitorar e responder aos clientes em potencial.
Quão estúpido é isso?
Para ficar claro, isso não é apenas Lemlist, literalmente todas as outras ferramentas que tentamos eram como:
Exceto Pitchbox.
Eles sabem que as pessoas precisam limitar o envio da campanha principal, mas também precisam de espaço para responder aos leads diariamente, então os dois são mantidos separados.
Você pode configurar até 15 e-mails por dia para sair da campanha, mas depois pode responder a qualquer pessoa diretamente do painel de sua caixa de sugestões.
Ao mesmo tempo, o Pitchbox é otimizado no backend para entrega máxima. Nossas taxas de rejeição caíram consideravelmente e tudo funcionou como mágica.
Não tivemos que fazer nada diferente, tudo é feito pelo software nos bastidores.
Inbox e Chasebox ™
A caixa de entrada da PB é realmente fenomenal. É um sistema completo de gerenciamento de caixa de entrada que nos permite nunca sair da ferramenta.
Eles também introduziram recentemente o recurso Chasebox com base em parte em nossos comentários.
Já fomos usuários do Boomerang no passado, basicamente configurando lembretes de acompanhamento com clientes em potencial que não respondem.
O recurso estava um pouco faltando no PB quando começamos a usar a ferramenta, mas Michael e a equipe rapidamente o implementaram e até melhoraram 10 vezes.
CRM e sistema de gerenciamento de tarefas
Este é outro recurso que acabou de ficar muito melhor. Uma coisa com a qual costumávamos lutar muito era manter o controle de todos os leads e status de leads.
Estávamos fazendo malabarismos com planilhas do Google e pastas do Gmail e era um pesadelo.
O Pitchbox nos permitiu finalmente largar as planilhas e manter tudo organizado dentro do nosso CRM.
Cada oportunidade no PB é considerada uma entidade separada, seu status, notas e campos personalizados são baseados na campanha específica de onde veio a oportunidade, mas você também pode optar por fazer com que tudo permaneça persistente em todas as campanhas.
É superpoderoso criar seu próprio banco de dados de sites que você sabe que está mais disposto a aceitar e vincular ou com os quais você já se relaciona.
Nossa equipe também depende muito do dever de casa para se comunicar e fazer as coisas a tempo.
Uma tarefa geralmente é algo específico e relevante para uma oportunidade e e-mail em particular, e não algo genérico (ainda usamos o Slack para tudo isso).
Planejamento, programação e relatórios
Outra coisa que adoro na PB é o controle que ela me dá sobre o que acontece na agência e com cada cliente.
Existem inúmeras opções de relatórios:
E a visualização principal do projeto mostra quantos e-mails foram enviados nos últimos 30 dias para cada projeto e a curva geral de envio de e-mail:
Isso é muito útil para mim, poder agendar novas campanhas com antecedência assim que vejo um fluxo de clientes começando a se esgotar.
Personalização
No final das contas, uma ferramenta é tão poderosa quanto você a usa.
No início do artigo eu disse que o processo de transição de nossa configuração antiga para a nova quase quebrou a agência.
Isso é verdade!
Demorou um pouco para retrabalhar nosso processo e fazê-lo funcionar dentro do Pitchbox, mas no final, conseguimos fazê-lo funcionar devido à flexibilidade e personalização da ferramenta.
É a única ferramenta de divulgação que descobri que realmente nos permite mudar e adaptar as coisas para que funcione para nós. As opções são praticamente ilimitadas.
Por outro lado, você precisa ter cuidado para não exagerar.
Suporte incrível
Essa provavelmente tem sido minha parte favorita de trabalhar com o Pitchbox. Sua equipe é fantástica, sempre pronta para ajudar e acima de tudo, sempre pronta para ouvir feedbacks e novas ideias.
Esta é a conversa que levou PB a apresentar o recurso “Chasebox”:
Isso acabou se tornando o novo recurso “Visualização rápida das ferramentas de SEO”.
E mais…
Alguns dias depois:
E outra vez…
Literalmente, nunca tive esse nível de suporte e atenção de nenhuma empresa de SaaS antes e adoro isso!
Já melhoramos muito nossos processos com esta nova ferramenta, mas estamos constantemente experimentando e tentando coisas novas, por isso estou muito animado para ver o que o futuro nos reserva.
Alan fora.
