Cidadania

4 passos para apoiar funcionários remotos em tempos de crise

A pandemia mostrou que eventos fora do escritório podem afetar sua organização e força de trabalho distribuída, desde paralisações da COVID até demissões de fornecedores na China e mudanças geopolíticas na Europa.

As empresas têm um duplo mandato quando ocorre uma crise. Primeiro, para cuidar de seu pessoal, incluindo aqueles que estão remotos, e segundo, para manter suas operações funcionando.

A OnSolve recentemente enfrentou isso de frente, não apenas para nossos clientes, mas também para nossos funcionários. Como uma empresa sediada em Atlanta com força de trabalho distribuída, o furacão Ian afetou nossos funcionários na Flórida. Para mostrar apoio e ajudá-los a se recuperar, colaboramos e ativamos planos de crise para ajudar a manter nossos funcionários e suas famílias seguras, garantindo o mínimo de interrupção em nossos negócios. Nossas lições aprendidas podem ser resumidas em quatro etapas cruciais para ajudar a proteger seus funcionários remotos em crises quando cada segundo conta.

Passo 1: Prepare-se para uma crise antes que ela aconteça

O planejamento começa com uma conversa. Antes de qualquer crise, as partes interessadas de operações, cadeia de suprimentos, recursos humanos e comunicações devem colaborar com os líderes de risco para avaliar uma questão-chave: qual é o risco mais significativo para a segurança de nossos funcionários e sua capacidade de apoiar operações de negócios, clientes e gerar receita? ?

Ameaças comuns: Idealmente, a organização pode acessar dados externos para ajudar a responder à pergunta. Você pode checar picos de ameaças em determinadas regiões geográficas, incidentes históricos em comunidades de funcionários ou crises enfrentadas por empresas semelhantes à sua. Identifique as ameaças mais comuns aos funcionários e operações (por exemplo, furacões na Flórida) e mitigações que devem ser tomadas com antecedência.

Mitigações: Variam de acordo com a ameaça identificada, desde a estratégica até a tática, desde o treinamento cruzado de equipes de apoio em diferentes geografias até a instalação de geradores no local com combustível adicional. Na fase de preparação, você deve assinar delegações de autoridade com antecedência para que os funcionários locais possam executar rapidamente. Por exemplo, uma empresa pode decidir pré-autorizar horas extras ou fornecer acesso a fundos de emergência. Identificá-los antecipadamente ajuda a evitar gargalos quando o tempo é essencial.

Construir um plano: Idealmente, essa conversa sobre risco, mitigação e resposta se torna a base do plano de resposta à crise (CRP). Em vez de escrever um enorme documento de 200 páginas, divida o CRP em um hub central de guias e listas acionáveis.

Visão geral do plano interno de resposta a crises da OnSolve

Imagem: Em resolução

Testando o plano: Certifique-se de testar o plano com exercícios de simulação antes de um incidente. Esses exercícios são simulações de possíveis emergências (clima severo, agressor ativo, queda de energia ou ataque cibernético) que permitem aos líderes testar os planos de resposta. Eles garantem o alinhamento na execução, nas equipes e nas mensagens, além de identificar os desafios antecipadamente, para que você tenha um plano para eles, caso aconteçam. Então, à medida que mais informações surgirem ou os planos mudarem, certifique-se de que seu manual esteja facilmente acessível e atualizado.

Passo 2: Mover para Monitorar e Ativar para Planejar Riscos

O monitoramento de eventos ajudará você a saber quando uma crise está chegando e acionar os gatilhos necessários. As organizações não operam mais em um ambiente de “business as usual” nesta fase. É nesse momento que os funcionários devem assumir suas funções de gerenciamento de crises. O monitoramento mantém as equipes de gerenciamento de crises informadas sobre o que pode acontecer, atualiza o que fazer quando uma crise ou evento crítico é detectado e identifica onde isso pode afetar as pessoas e as operações de uma empresa.

Dados: Os dados e análises corretos de várias fontes, como serviços meteorológicos, agências governamentais, notícias regionais, etc., podem fornecer informações sobre todos os fatores que levaram a um grande incidente e atualizações em tempo real sobre como eles estão mudando.

Risco dinâmico: Uma empresa deve estar ciente de seu risco dinâmico: a possibilidade de que uma crise possa levar a outra (isto é, evacuações atrasadas por um furacão podem obstruir estradas e rodovias). Ser o mais granular possível permite que você saiba exatamente quais funcionários são afetados, direta ou indiretamente, à medida que o evento se desenrola.

Analisar: O furacão Ian afetou uma área enorme, mas antes de atingir, analisamos os riscos de várias fontes, incluindo serviços meteorológicos, declarações de emergência do governo local, notícias regionais, mídia social e áreas históricas de inundação. Com esse nível de dados, poderíamos tomar decisões mais rápidas sobre evacuações e viagens de e para o estado.

Ativar: Armadas com as informações e monitoramento corretos, as equipes de resposta a crises podem receber alertas em recursos humanos, comunicações e operações para que não apenas respondam ao evento, mas também o gerenciem. Além disso, as equipes de resposta a crises que possuem tarefas específicas na lista de verificação são lembradas o mais rápido possível para fazer ajustes para executar.

Por exemplo, o trabalho de Bill é manter contato constante com os funcionários nas áreas afetadas para ver se eles estão bem e precisam de apoio médico, e se precisam de apoio logístico ou financeiro para comprar suprimentos de emergência, como sacos de areia para reduzir as inundações, antes do desastre greves. Enquanto isso, Roberta é responsável pela comunicação com o grupo maior de funcionários, notificando-os sobre o fechamento de escritórios e outros impactos operacionais e garantindo que os gerentes de departamento possam contornar qualquer impacto nos negócios devido ao tempo de inatividade. Em última análise, a função de Peter como líder de TI é garantir que os funcionários que podem continuar trabalhando tenham as ferramentas e os recursos de que precisam. Infelizmente, para desgosto de muitos gerentes de crise, são comuns as histórias de pessoas-chave que agem tarde demais para cumprir os deveres de sua equipe.

Etapa 3: mantenha contato e forneça suporte durante uma crise

Um dos componentes mais vitais da resposta ativa é a comunicação: as equipes de monitoramento devem ser capazes de se comunicar “totalmente” e os executivos e funcionários devem ser capazes de se comunicar com sua equipe de suporte. Infelizmente, as redes telefônicas tradicionais tiveram problemas para acompanhar. A automação com bancos de dados de RH e em vários canais (voz, e-mail, texto, aplicativo e até alertas de desktop ou pager) pode ajudar.

Comunicação: Aproveitando nossa comunicação multimodal, usamos notificações bidirecionais de voz, e-mail, texto e aplicativos para garantir que os funcionários estivessem seguros e saber quais funcionários precisavam de assistência adicional.

Fortalecer a confiança: Quando a crise chegar, a coisa mais importante que seus funcionários precisam de você é confiança. Eles devem confiar em seu planejamento, preparação, tomada de decisão e recursos. Continue a se comunicar com e de sua Equipe de gerenciamento de crises (CMT), para que seus funcionários tenham as informações mais recentes. Além disso, os funcionários diretamente afetados podem precisar de apoio emocional ou recursos básicos, como comida, água, suprimentos, creches ou viagens.

Etapa 4: pós-crise se concentra na recuperação, restauração e relatórios

Depois que a crise passar, seus funcionários podem precisar de uma chance de fazer a transição para casa ou até mesmo começar a reconstruir suas vidas.

Tempo de recuperação: Você pode ter que dar-lhes folga ou flexibilidade nos dias de trabalho. Na OnSolve, incentivamos todos os funcionários nas áreas afetadas a tirar o máximo de folga necessário. Os funcionários podem precisar saber as informações mais recentes sobre fechamento de estradas, queda de linhas de energia ou voos cancelados nos dias após uma crise. Novamente, é essencial manter todos atualizados.

Pergunta: À medida que seus funcionários se recuperam, relate como funcionou seu plano de suporte. O feedback é fundamental em um ambiente de trabalho remoto, principalmente no gerenciamento de crises. Depois de Ian, discutimos e documentamos onde sentimos que fomos bem-sucedidos e onde poderíamos melhorar.

Nossa autópsia revelou lições como o valor de não ter que pensar em alerta precoce e comunicação porque o processo foi automatizado e a importância de estar preparado para os piores cenários. O furacão Ian também nos lembrou da importância de incluir gerentes de todos os níveis no processo de gerenciamento de crise.

chris hurst é vice-presidente de engenharia de valor da Em resolução. Ele é responsável por garantir que o portfólio de tecnologia da OnSolve continue a antecipar e mitigar riscos dinâmicos, ajudar os clientes a fortalecer a resiliência organizacional e permanecer ágil em um mundo onde as crises ocorrem diariamente. Antes de sua função atual, Chris cofundou uma empresa de inteligência de risco que usa aprendizado de máquina para detectar riscos para operações e pessoas com maior velocidade e relevância. Chris é ex-diretor de gerenciamento de riscos corporativos da Mercy Corps, Army Diver e gerente de projetos de grandes projetos de infraestrutura com ampla experiência no Iraque e no Afeganistão.

Source link

Artigos relacionados

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Botão Voltar ao topo